La tesorería de una empresa es una parte fundamental para el día a día de cualquier negocio, ya que de ella dependen tanto los pagos a proveedores como los cobros a clientes, entre otros conceptos. Además, una buena gestión de la tesorería evita problemas de liquidez y asegura el funcionamiento del negocio en el futuro.
La relevancia de este departamento hace que sea indispensable conocerlo con claridad. Por eso, en este artículo te explicamos en detalle cuáles son las funciones que le corresponden, quién es el responsable de guiarlo y cómo calcular un índice relacionado que aporta información de valor a la organización.
¿Qué es la tesorería?
La tesorería es el departamento de la empresa que se ocupa de la administración y gestión de la liquidez de la misma, así como de obtener financiación.
La liquidez de una empresa, entre otros elementos, se compone de:
- Efectivo
- Clientes temporales
- Inversiones financiera temporales
La financiación se puede obtener de las siguientes formas:
- Cobros por la actividad de la empresa
- Créditos
- Emisiones de renta fija
De la tesorería también parten los pagos a terceros:
- Pagos a proveedores
- Gestiones con bancos y otras empresas
- Cualquier movimiento de dinero de la empresa a un tercero, sea persona, institución o empresa
La tesorería, por tanto, controla y gestiona todas las operaciones relacionadas con el flujo monetario o flujo de caja. Es decir, se encarga de los movimientos de dinero entrante y saliente en la empresa.
Funciones del departamento de tesorería
Para que la gestión financiera de una empresa sea saludable, el departamento de tesorería debe ocuparse de las siguientes funciones:
1. Gestión de la liquidez
Primero, controlando la posición de la tesorería cada día, evitando desviaciones que puedan poner en peligro la financiación de la empresa. Y, en segundo lugar, gestionando los flujos de cobro y pago. De igual forma, y a fin de garantizar dicha liquidez, el departamento de tesorería puede establecer un fondo de emergencia para usar en caso de que una situación financiera lo amerite.
2. Gestión de necesidades y excedentes a corto plazo
Esto, con el fin de anticipar el margen económico necesario para cubrir operaciones de la empresa en un futuro inmediato. Entre ellas está el servicio de transporte, rentas, asesorías, pago a proveedores, remuneraciones o cualquier otro que pueda acarrear retrasos en los procesos y aumentos en los costos de operación.
Para ello, es primordial tomar buenas decisiones en relación con la financiación y la inversión, negociando mejoras, si es el caso, con distintas entidades financieras. El objetivo es conseguir a través de la financiación:
- Buena rentabilidad
- Liquidez
- Seguridad
- Flexibilidad
3. Negociaciones bancarias
Es deber de este departamento negociar las mejores condiciones para los siguientes objetivos:
- Reducir gastos por los servicios contratados.
- Financiación de la demanda financiera.
- Reducir gastos administrativos internos.
- Elegir los mejores medios de pago y de cobro.
- Control de las condiciones pactadas con los bancos, asegurando que efectivamente se cumplen.
4. Gestión del riesgo
La gestión del riesgo se realiza a través de una evaluación de los riesgos financieros, y teniendo en cuenta la liquidez, los créditos a clientes, de contrapartida o de mercado. De esta manera, es posible contar con un panorama claro de los imprevistos que pudieran surgir, como falta de fondos para operaciones, una recesión económica, procesos legales, entre otros, y así tomar las medidas adecuadas.
5. Previsiones y presupuestos
En vistas de las necesidades que pueda tener una empresa, resulta fundamental la elaboración de un presupuesto, con el que cubrir los gastos e inversiones necesarios para su actividad. A esta previsión se le conoce como plan de tesorería, e implica el conocimiento de la situación actual, análisis de los activos y deudas, proyección de las inversiones y estudio del entorno.
6. Gestión de la documentación
Mediante la gestión de informes de posición diaria, de deuda, informes bancarios, estados de cuentas y conciliaciones, comprobantes, formularios de pago y toda la documentación de tesorería.
7. Relaciones con otros departamentos
Esta actividad se realiza para controlar y gestionar todo el flujo de caja de la empresa y mantener la sinergia organizacional en lo que a temas monetarios se refiere. Además, es importante destacar la relación especialmente estrecha con el departamento de Contabilidad.
Diferencias con el departamento de Contabilidad
En línea con lo anterior, resulta conveniente separar ambos departamentos, para aumentar la efectividad de la gestión de la liquidez y evitar incorrecciones en las cuentas y fraudes. Porque, aunque los dos guardan relación con los asuntos económicos, cada uno se encarga de tareas distintas.
El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones principales:
- Ser capaz de proporcionar en todo momento información sobre los movimientos financieros de la empresa.
- Registrar las entradas y salidas de dinero de toda la empresa, clasificando cada uno de ellos por departamento, concepto y cualquier otra clasificación útil.
- Velar para que se cumplan los objetivos planificados.
¿Cuál es la función del tesorero en una empresa?
En líneas generales, el tesorero es la persona encargada de guiar el departamento de tesorería. Es decir, es el responsable de trabajar en la gestión de todo lo concerniente al flujo de caja y movimientos de capital. Para ello, deberá tener una amplia capacidad de análisis, atención a los detalles, orientación a la acción y responsabilidad.
De forma más específica, la labor del tesorero incluye las siguientes funciones:
- Planificar y controlar los flujos monetarios en el día a día y seleccionar los métodos de cobro y pago más convenientes.
- Elaborar el Plan de Tesorería a fin de proyectar escenarios y diseñar acciones para tomar en cada uno de ellos.
- Controlar débitos y calcular créditos necesarios para el financiamiento de proyectos.
- Asumir las negociaciones y trámites bancarios.
- Analizar riesgos y contratar coberturas de seguro oportunas.
- Ejecutar medidas correctivas en caso de desviaciones que afecten la liquidez.
- Elaborar informes y manejar toda la documentación correspondiente.
- Custodiar el efectivo en caja.
- Procurar buenas relaciones con los clientes, proveedores y entidades financieras.
¿Cómo calcular la tesorería de una empresa?
A efectos de cálculo, la tesorería hace referencia al dinero líquido que dispone la empresa para cumplir con los pagos más cercanos, y puede medirse a través de un indicador llamado «ratio de tesorería». Para obtenerlo, se emplea la siguiente ecuación:
Ratio de Tesorería = (Activos realizable + activos disponibles) / Pasivo Corriente
Donde:
Activos realizables: son aquellos bienes y derechos que se pueden transformar con rapidez en activos disponibles. Incluyen también inversiones a corto plazo y saldos deudores.
Activos disponibles: se componen del dinero listo para usar con el que cuenta la empresa, bien sea en caja o cuentas corrientes.
Pasivo corriente: está formado por las deudas y obligaciones que vencen a corto plazo.
Interpretación del ratio de tesorería
Una vez realizado el cálculo, el valor obtenido permitirá medir la capacidad que tiene la compañía de abarcar deudas en un futuro cercano en función de los recursos que posee. Puede resultar:
- Ratio inferior a 1: indica que la empresa no cuenta con la solvencia necesaria para asumir deudas y podría incurrir en problemas financieros e impagos. Si el valor está por debajo de 0,3, la situación es crítica y requerirá de medidas urgentes.
- Ratio superior a 1: indica una buena salud financiera en la que las deudas son menores que los activos líquidos disponibles. Sin embargo, un valor por encima de 2 puede ser señal de un exceso de recursos parados que deberán analizarse para darles el rumbo adecuado.
En definitiva, la existencia y correcto funcionamiento del departamento de tesorería de una empresa es uno de los factores primordiales para garantizar una buena administración del capital. Además, en él recaen muchas decisiones importantes relacionadas con la salud financiera y estabilidad del negocio.
