Las tareas de movilización de mercancías requieren de un alto nivel de organización y gestión. Hace un tiempo, su organización se realizaba de forma manual y sin mayores complicaciones por los equipos de logística. Sin embargo, la globalización de los mercados y la digitalización han potenciado la implementación de los llamados software de transporte, con el fin de agilizar procesos, aumentar el alcance y optimizar los servicios.
Dada su relevancia en el contexto actual, resulta esencial conocer en profundidad cuáles son las funciones de esta herramienta tecnológica y los principales beneficios que ofrece.
¿Qué es un software de transporte?
Un Software de transporte o TMS (Transport Management System) es una plataforma de administración inteligente y sistematizada cuyo fin es el control y automatización de procesos logísticos relacionados con la distribución de productos y el transporte terrestre.
En líneas generales, este sistema permite registrar y actualizar de forma digital y en tiempo real el recorrido de un pedido. De esta manera, existe una comunicación constante y eficiente entre las diferentes áreas de la cadena de suministros.
Funciones de un software de transporte
Un software de este tipo cumple con varias funciones con el propósito de lograr una gestión de transporte eficiente. Entre ellas están:
- Gestión de carga: con asignación del vehículo adecuado, conductor, itinerarios, rutas y la documentación necesaria.
- Control de tráfico: mediante notificaciones constantes de novedades en la ruta.
- Administración de datos: abarcando la información del cliente, especificaciones de la mercancía y datos del transportista.
- Facturación: un TMS con el que generar facturas, imprimirlas y enviarlas en diversos formatos.
- Seguimiento y comunicación en tiempo real: ofrece información pertinente para la central, el almacén, el conductor y el destinatario, todo a través de aplicaciones móviles.
- Localización: gracias a la incorporación de tecnología GPS.
- Control del mantenimiento de vehículos: con base en el registro de factores como kilometraje, averías, necesidad de reparaciones y revisiones de ITV, entre otros.
- Gestión de documentos: como albaranes, facturas, contratos, etc.
- Control de gastos: cálculos automáticos de rentabilidad en función de parámetros como repostaje, kilómetros recorridos, tiempos de espera y número de paradas.
Beneficios de un software de transporte
La implementación de un software del transporte genera resultados que favorecen tanto a la empresa que lo implementa, como a los transportistas y clientes. Entre ellos destacan:
- Reducción de costes, en especial los relacionados con el combustible.
- Conocimiento de la ubicación exacta de la mercancía en todo momento.
- Conexión inmediata entre el transportista y la central, en caso de que ocurra algún problema.
- Disponibilidad de información veraz para la toma de decisiones y gestión comercial.
- Informes completos sobre la cantidad de vehículos disponibles y el estado de los mismos.
- Cálculos de rutas óptimas en tiempo y dinero.
- Mayor agilidad en ejecución de tareas logísticas relacionadas con rutas, monedas, aduanas y plazos.
- Atención al cliente rápida y efectiva.
Un software de transporte es una tecnología cada vez más común en las empresas dedicadas a envíos masivos. No obstante, también resulta aplicable en proyectos de movilidad reducida o interurbana que requieren de un seguimiento desde el punto de partida hasta su destino. En cualquier caso, permite un aumento de eficiencia organizativa que se traduce en multiplicación de servicios y la satisfacción de todos los involucrados.
