¿Qué es un sistema POS y cómo funciona?

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En el ámbito profesional, agilizar las operaciones y mejorar la experiencia del cliente es clave para el éxito. Es en este contexto donde el sistema POS, o punto de venta, se ha convertido en una herramienta indispensable.

 

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¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS, del inglés Point of Sale o “punto de venta”, es un programa informático diseñado para gestionar distintos aspectos del proceso de venta, como la lectura del código de barras, la identificación del producto, la impresión del recibo y la gestión del pago. 

Para realizar todas estas funciones, un sistema POS se compone de diferentes elementos:

  • TPV: aunque POS y TPV tienen la misma definición, el TPV define concretamente al dispositivo que realiza la gestión de pago. Es decir, un TPV es la herramienta del software que permite procesar los pedidos, aplicar descuentos y acceder a la base de datos de clientes y proveedores.
  • Lector de código de barras: es el instrumento que identifica los productos de forma rápida y automática. En la mayoría de los casos, basta con aproximar el artículo al lector. No obstante, en la actualidad existen alternativas de identificación como los códigos QR y los sistemas RFID.
  • Ordenador: es el dispositivo donde se conecta o instala el TPV, según se trate de un software on premise o una herramienta en la nube.
  • Pantalla táctil: es la herramienta que permite seleccionar el producto y procesar la compra a través de unas serie de pulsaciones.
  • Impresora de tickets: es aquel dispositivo que imprime los tickets o recibos de compra después de cada transacción.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema POS?

Un sistema POS combina hardware y software, facilitando las transacciones comerciales de sectores como la hostelería y los pequeños comercios. Pero, ¿cómo puede un sistema POS beneficiar a un negocio?

Agilizar las transacciones

Los sistemas POS modernos permiten una experiencia de pago rápida. De hecho, los empleados y clientes pueden escanear los códigos de barras o buscar los productos en la base de datos con tan solo unos toques en la pantalla. Además, los sistemas POS están integrados con diferentes métodos de pago, como tarjetas de débito y dispositivos móviles. Todo ello reduce el tiempo de espera en la caja y aporta flexibilidad a los clientes. En definitiva, acelera el proceso de compra.

Simplificar la gestión del inventario

Mantener el inventario actualizado es fundamental para cualquier negocio. Los sistemas POS registran las ventas, realizan un seguimiento preciso de los productos vendidos y actualizan automáticamente sus niveles, es decir, automatizan la gestión del inventario. De esta forma, los empresarios pueden tener un mayor control sobre los productos vendidos y mantener el inventario adecuado en todo momento. Además, permiten establecer alertas de stock mínimo, de forma que es posible reabastecerlo.

Minimizar errores

Asimismo, a través de un sistema POS es posible modificar fácilmente los precios de los productos sin necesidad de introducir los precios de forma manual. Esta funcionalidad ayuda a reducir los errores y arroja datos de inventarios en tiempo real.

Administrar a los empleados

Los sistemas POS también facilitan la gestión del personal, ya que mejoran la asignación de diferentes turnos y rastrear su desempeño tanto en ventas como en atención al cliente. Además, los sistemas POS pueden generar informes de ventas individuales. Esto permite recompensar a los empleados más eficientes y proporcionar retroalimentación a aquellos que necesiten mejorar. 

Por otra parte, algunos sistemas POS incorporan la función de reloj-horario. A través de ella, los empleados pueden iniciar y finalizar la jornada laboral de forma fácil y controlada.

Invertir en esta herramienta no solo puede ofrecer una mejor experiencia a los clientes, sino agilizar las transacciones y simplificar la gestión del inventario. Por ello, los sistemas POS pueden brindar múltiples oportunidades de mejora a los pequeños y grandes negocios.

 

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