La segregación de funciones como mecanismo de control interno

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La gestión y administración de empresas entre varios socios conlleva ciertas complicaciones, si bien existen mecanismos específicamente pensados para facilitar este trabajo. De hecho, elementos como la segregación de funciones suponen un valor añadido en la organización que difícilmente podríamos encontrar en una sociedad unipersonal.

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¿Conoces en qué consiste exactamente la segregación de funciones? Se trata de un método de trabajo muy extendido entre los directivos de un sinfín de organizaciones, independientemente de su envergadura. Pese a que puede extenderse a diversos ámbitos dentro de la empresa, su principal objetivo reside en los aspectos financieros del negocio.

¿Qué es exactamente la segregación de funciones?

Como su propio nombre indica, la segregación de funciones es un mecanismo a través del cual los socios de una empresa se distribuyen estratégicamente las responsabilidades y tareas. Se trata de un método que incluye cuestiones como la toma de diversas decisiones, la constitución de la empresa y demás gestiones, aunque su foco de atención está puesto en las operaciones financieras.

¿Por qué la segregación de funciones presta mayor atención a las actividades relacionadas con los estados financieros de la sociedad? Porque el objetivo principal de este mecanismo es el de evitar fraudes y errores -intencionados o no- que puedan afectar a la viabilidad de la empresa. Y, por supuesto, el terreno económico es uno de los que más problemas podría llegar a generar.

Tipos de segregación de funciones según el reparto de responsabilidades

En función de las necesidades de la empresa, de su tamaño y de la naturaleza de sus operaciones, la segregación de funciones puede llevarse a cabo por medio de diferentes modelos. Pese a que estas tipologías presentan distintas denominaciones, lo más habitual es hablar de segregación espacial, segregación vertical y segregación horizontal.

Segregación de funciones espacial

La segregación de funciones espacial es la tipología de aplicación de este mecanismo menos frecuente -sobre todo porque sólo resulta útil para multinacionales y grandes empresas-.

Se trata de distribuir responsabilidades en diferentes áreas geográficas en función de los recursos y beneficios que la organización encuentre en cada una de las ubicaciones de sus sedes. Por ejemplo, el departamento de I+D+I se instalaría en un lugar, el ámbito financiero en otro y así sucesivamente, por lo que sólo es un mecanismo útil para grandes corporaciones.

Segregación de funciones vertical

Por otra parte, cuando hablamos de segregación de funciones vertical nos referimos a un proceso jerárquico en la distribución de las tareas administrativas. Con este método, hablamos de un equipo directivo con funciones muy específicas y distintos cargos intermedios que se encargan de cada departamento y rinden cuentas ante los primeros.

Segregación de funciones horizontal

Por último, la segregación de funciones horizontal es la más frecuente en la mayoría de organizaciones. Se trata de distribuir las tareas entre miembros de la dirección situados en el mismo nivel jerárquico y especializados cada uno en su campo. De este modo, el área de finanzas se encargaría de las cuestiones económicas, los recursos humanos de la contratación y la dirección de operaciones de todo el proceso productivo, por ejemplo.

El control interno a través de la segregación de funciones

Los mecanismos de control interno son esenciales para cualquier organización, sobre todo cuando se atisba cierto crecimiento y, por consiguiente, la incorporación de nuevos miembros en el equipo directivo. La segregación de funciones es una de las principales metodologías para dar respuesta a esta necesidad, ya que no se trata únicamente de un mero reparto de tareas.

Cuando cada miembro del equipo directivo hace frente a unas acciones concretas, que generalmente se suceden entre sí, cada tarea pasa por diversos filtros antes de completarse. De este modo se reduce considerablemente la posibilidad de error, además de evitar la comisión de fraudes en el caso de las actividades financieras de la organización.

¿Por qué aplicar la segregación de funciones en una organización?

Cuando la dirección de una pequeña sociedad depende de un único miembro, los controles internos resultan innecesarios. Sin embargo, cuando hablamos de dos o más socios en la empresa, la segregación de funciones resulta verdaderamente útil para garantizar, por un lado, un funcionamiento adecuado en la gestión organizacional y, sobre todo, la inexistencia de errores o fraudes.

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