¿Has vivido alguna vez una rotura de stock? Se trata de una situación incómoda y desagradable, tanto para un cliente como por parte de la empresa donde se genera. El almacén es un escenario clave para cualquier organización, así como los procesos que se desarrollan en su interior, de lo que depende la supervivencia de estos bienes o servicios. Sin embargo, hay determinadas circunstancias que pueden complicar el equilibrio necesario.
Por eso, es imprescindible desarrollar sistemas de aprovisionamiento de forma planificada, de modo que se puedan evitar las roturas de stock y sus nefastas consecuencias. Pero, ¿en qué consiste exactamente una falta de provisiones o rotura de stock? ¿Cuáles son las causas principales por las que se puede dar este problema? ¿Cómo puedes prevenirlo y evitar que suceda dentro de tu propia empresa?
¿Qué es una rotura de stock?
Aunque probablemente conocerás su definición, es importante explicar el concepto de rotura de stock para entender cómo evitarlo. Se trata de las situaciones en las que una empresa no puede cumplir con los pedidos que ha recibido porque no cuenta con el stock necesario para ello, o al menos no en la cantidad demandada o en las condiciones adecuadas para hacer la venta.
Principales causas de la falta de provisiones
¿or qué puede aparecer un desabastecimiento en mi organización? Las causas pueden ser internas o externas y, aunque no siempre es posible remediarlo -sobre todo en casos en los que no depende de nosotros mismos-, en la mayoría de los casos podemos adelantarnos a esta situación con una gestión adecuada del almacén. Veamos cuáles son los motivos principales por lo que se puede generar un problema con la demanda.
- Causas internas que pueden propiciar la escasez de producto:
- La gestión del almacén es un aspecto fundamental. Si no se escogen los sistemas adecuados para mantener el equilibrio o no existe planificación, es muy probable que tarde o temprano se dé esta situación.
- Carencias de comunicación entre distintos departamentos dentro de la propia empresa, generando dudas acerca del aprovisionamiento disponible para la venta.
- Falta de previsión de la demanda a corto, medio o largo plazo. Si las estimaciones para el estocaje son menores que los pedidos se producirá una rotura de stock.
- Errores en los sistemas informáticos para la gestión de inventarios que pueden generar confusiones a la hora de abastecer al cliente.
- Equivocaciones por parte de los empleados o de los propios responsables del almacén y su inventario. Si esto sucede habría que buscar las causas del error para evitar que se repita.
- Excesos en el ahorro de costes logísticos. Es evidente que debe haber un equilibrio en el almacenamiento, pero limitar demasiado el stock puede dar lugar a roturas ante cualquier pico de demanda.
- Causas externas que pueden propiciar el desabastecimiento:
- Problemas por parte de los proveedores de materias primas o de productos al por mayor. No depende de nosotros, pero teniendo otras alternativas a la hora de hacer un pedido podemos adelantarnos a estas situaciones y evitar la escasez de productos en nuestra empresa.
- Roturas en la cadena de suministro que impiden la llegada de mercancías. Esta situación es más compleja, ya que no siempre se puede prever, si bien se puede evitar contando con un stock de seguridad.
- Incremento descontrolado de la demanda de un producto en un momento determinado. Probablemente se trate del contexto más complejo en una rotura de stock, ya que puede darse independientemente de que se hayan hecho las previsiones adecuadas.
¿Cuáles son las consecuencias del desabastecimiento?
Una vez que conocemos el significado de una rotura de stock y cuáles pueden ser sus posibles causas, conviene que atendamos a las principales consecuencias que puede propiciar una situación de estas características. Como decimos, en estas circunstancias la propia organización es la principal perjudicada, ya que los perjuicios contra el cliente probablemente se volverán en su contra.
- Pérdidas económicas como consecuencia de no cumplir los pedidos del cliente.
- Caída de la imagen de marca a ojos de los clientes habituales y puntuales.
- Trasvase de clientes hacia la competencia para adquirir los productos que no han podido obtener a través de la empresa.
Cómo prevenir y evitar una rotura de stock
Cuando se trata de evitar el desabastecimiento, la previsión es un factor fundamental. Necesitamos tener un registro temporal y de frecuencia de todos los pedidos que se realicen, de modo que podamos saber en qué periodos crece la demanda y cuando disminuye. Al mismo tiempo, es imprescindible contar con sistemas de inventario que nos ayuden en la gestión del estocaje y resulten de apoyo en la mencionada previsión.
Para monitorear todos los procesos de almacenaje e inventarios, es importante por un lado automatizar en la medida de lo posible todo el sistema. Además, debemos establecer controles como el punto de pedido -para saber cuándo es necesario contactar con el proveedor-, el stock de seguridad -para adelantarnos a la demanda- o el índice de rotura de stock, con el cual podemos calcular en qué momento se dará el problema para anticiparlo.
