¿Qué es y cómo funciona la retención de alquileres?

Cuando una entidad alquila inmuebles urbanos a personas físicas o jurídicas, las rentas obtenidas están sujetas a impuestos. Sin embargo, esta carga tributaria no la paga el arrendador, sino que lo hace el arrendatario por medio de una retención de alquiler. Esto significa que, en lugar de abonarla mes a mes en el pago de la factura, el inquilino la ingresa en Hacienda a nombre de quien le renta el espacio.

El protocolo para llevar a cabo dichas retenciones está sujeto a una serie de requisitos y pautas. A continuación, te mostramos de qué tratan y los puntos más importantes para tener en cuenta.

Aplicación de la retención de alquileres

La retención de alquileres tiene lugar únicamente para el arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos, por lo que quedan excluidos todos aquellos que sean de tipo rural. 

A efectos catastrales, y de acuerdo a lo establecido en Real Decreto Legislativo 1/2004, se entiende por inmuebles urbanos a todos aquellos bienes situados en suelo urbano, urbanizado o equivalente. En este sentido, abarcan casas, edificios, oficinas, locales comerciales y naves que se encuentren en las zonas así catalogadas por los ayuntamientos.

¿Quién está obligado a realizar una retención de alquileres?

En caso de que el inmueble se califique como urbano, la retención de alquiler solo procede cuando el arrendatario es una empresa o un profesional que utiliza el espacio para el ejercicio de sus funciones. Si se trata de particulares que alquilan dicho inmueble con fines de vivienda, no deben hacer ninguna retención.

Es preciso aclarar que es el inquilino (persona física o jurídica) quien tiene la obligación de retener e ingresar en Hacienda el porcentaje correspondiente por concepto de retención a cuenta de su arrendador.

Por su parte, el arrendador será quien se encargue de calcular y plasmar en la factura el monto a pagar por el arrendatario en función a la base imponible respectiva. Luego, cuando el arrendador elabore su informe de IRPF o IS, se descontarán aquellas cantidades ya abonadas como retención.

Exenciones 

Existen algunas circunstancias especiales que eximen de la retención a las partes implicadas en el alquiler:

• • Si el arrendatario es una empresa que destina el inmueble como vivienda para sus trabajadores.
  • Si el arrendador es una entidad exenta del Impuesto de Sociedades, según lo previsto en el artículo 9 de la Ley 27/2014.
  • Si se trata de un arrendamiento financiero o leasing.
  • Si las rentas pagadas de un inquilino a un mismo arrendador no superan los 900 euros anuales.
  • Si el arrendador tiene un certificado de exención. Este documento lo emite Hacienda cuando su actividad económica se enmarca en el grupo 861 de las tarifas del IAE.

¿Cuánto se paga por retención de alquiler?

Con respecto al tipo y la cuantía del impuesto, el inquilino está legalmente requerido a efectuar retenciones a cuenta para la Agencia Tributaria de un 19% sobre las bases imponibles de todas las facturas emitidas durante el período del arrendamiento.

La retención de alquileres, cuando se trata de una persona física, se hace a cuenta del IRPF del arrendador. Sin embargo, si es una empresa, la retención corresponde al Impuesto de Sociedades. 

Cuando el arrendador presente su declaración de impuestos (ya sea el IRPF o el IS), descontará las retenciones efectuadas por el arrendatario como impuestos anticipados pagados.

Por esta razón, es crucial que el arrendador siempre tenga en mente estas retenciones al momento de elaborar su declaración de impuestos directos.

¿Cómo se lleva a cabo la retención de alquileres?

Para realizar la retención de alquileres, el arrendador emite la factura al arrendatario y aplica la tasa del impuesto sobre el importe devengado. Hay que considerar que, según el artículo 100 del reglamento del IRPF, la base imponible corresponde al importe total de la renta, más cualquier otra obligación prevista en el contrato que recaiga sobre el inquilino.

Una vez recibida la factura, el arrendatario paga el importe al arrendador sin incluir el impuesto del 19 %, que lo retiene para ingresarlo a Hacienda.

Visto de forma práctica, una persona que alquile un local comercial por 1.000 euros de renta y 150 euros de servicios al mes, recibirá de parte del propietario una factura que refleje lo siguiente:

En función de este desglose, el arrendatario deberá retener por alquiler ante Hacienda 237,5 euros, y el resto de la suma, es decir, 1.275 euros, tendrá que cancelarlo a su arrendador por la prestación del espacio. 

Formularios a presentar para hacer la retención de alquileres

Para hacer la retención de arrendamiento, el inquilino está en la obligación de presentar los siguientes formularios de Hacienda para formalizar el proceso: 

• Modelo 115: en él se indican las bases imponibles correspondientes y los importes retenidos, así como las posibles deducciones que correspondan y el número de entidades en cuyo nombre se hace el ingreso.  Se presenta por vía telemática si se dispone de certificado digital o de forma presencial ante cualquier entidad bancaria colaboradora.
• Modelo 180: una vez al año, los arrendatarios que retienen el alquiler también deben rellenar el modelo 180. Este es una especie de resumen en el cual se reflejan todas las retenciones realizadas y a nombre de quién se han hecho. 
  
  

Plazos

Todo arrendatario debe presentar el modelo 115 y abonar el monto de la retención en los veinte días siguientes al cierre de un trimestre en un año natural. Esto es: 

• • Del 1 al 20 de abril para el primer trimestre.
  • Entre el 1 y el 20 de julio para el segundo trimestre.
  • Del 1 al 20 de octubre para el tercer trimestre.
  • Durante los primeros 20 días de enero del siguiente año para el cuarto trimestre.

Por su parte, si se trata de una empresa con un volumen de operaciones superior a los 6.010.121,04 euros, el ingreso debe realizarse de forma mensual.

En cuanto al resumen anual (modelo 180) el plazo de entrega será durante los primeros veinte días naturales del mes de enero y coincidirá con la presentación del modelo 115 del trimestre cuatro.

¿Qué ocurre si no se realiza la retención de alquileres? 

Si por alguna razón el arrendatario no realiza la oportuna retención de alquiler, podrá incurrir en sanciones de hasta el 150 % del monto que debió ingresar a ante la Agencia Tributaria. 

Por parte del arrendador, el hecho de que el inquilino no presente las liquidaciones ante Hacienda no afecta su derecho de deducir la cuota íntegra de las retenciones estimadas. Sin embargo, para que dicho privilegio no se vea afectado, deberá demostrar que realizó el cobro de los importes adeudados mediante justificantes de cobro y facturas de alquiler. 

Si se diera el caso en el que el arrendador no cumpla con sus deberes comunicativos a través de las facturas, Hacienda lo podrá sancionar en función al artículo 205 de la Ley General Tributaria. De ser así, la infracción será leve con una multa cuyo valor dependerá de los datos no declarados. 

La retención de alquileres convierte a los inquilinos de inmuebles urbanos en un sujeto pasivo del IRPF o el IS de su arrendador. Por esta razón, tanto la liquidación ante Hacienda como los trámites asociados van por cuenta del arrendatario y suponen una obligación legal de cara a Hacienda.