El control de presencia siempre ha sido interesante en las empresas con cierto número de empleados. Muchas pymes cuentan con esta herramienta o la han implementado como respuesta al Real Decreto-ley 8/2019, relacionado con los controles de presencia laboral y el control de horas que cada trabajador desarrolla en su jornada semanal.
Puede que ya hayas utilizado este recurso y lo conozcas, pero no sepas de la existencia de algunas tipologías del control de presencia que podrían facilitarte este proceso, o bien que desees implementarlo por primera vez en tu negocio y te surjan dudas al respecto. En cualquier caso, aquí vas a encontrar todo lo que necesitas saber acerca de la herramienta, comenzando por su definición.
¿En qué consiste el control de presencia?
El control de presencia es una herramienta utilizada por las organizaciones para seguir la asistencia de los empleados a sus puestos de trabajo, la hora de entrada y de salida y el tiempo que pasan en la empresa. Lo más recomendable para su uso es la digitalización, de modo que resulte un mecanismo sencillo para los trabajadores y que a su vez esté conectado a un ERP que permita recopilar, analizar y gestionar los datos obtenidos.
¿Cuál es el objetivo principal del control de presencia?
Los objetivos del control de presencia son muy diversos, pero todos giran en torno a los recursos humanos y los sistemas de control que ha impuesto la ley recientemente a estos efectos. Hablamos de puntualidad, asistencia al trabajo y el cumplimiento del número de horas estipulado en un contrato.
Tipos de control de presencia
Cuando hablamos de control de presencia debemos tener claro que podemos encontrar diversas tipologías. Algunas de ellas ni siquiera se parecen al resto, ya que con la digitalización de los negocios este recurso ha sufrido diferentes variaciones. Veamos cuáles son los tipos más habituales de control de presencia:
- El sistema tradicional, que cada vez se utiliza menos, consiste en un documento que los trabajadores firman en su acceso y salida.
- Algo más avanzado, pero igualmente desfasado, es el control de presencia informático, a través de programas de hojas de datos -generalmente Excel-, en el que los empleados registran su asistencia y horarios.
- Aunque posiblemente sea un método más avanzado que los anteriores y uno de los más utilizados en el sector industrial de antaño, actualmente ha caído en desuso la máquina de fichaje tradicional, que perforaba las tarjetas de los trabajadores a su llegada.
- Control de presencia dactilar, también llamado biométrico, que permite registrar mediante un ERP de empresa las entradas y salidas de los empleados únicamente con situar su dedo en el lector.
- Lector de tarjetas, que funciona por radiofrecuencia y plantea un sistema similar al anterior, pero menos avanzado.
- Sistemas de control de presencia en la nube, donde el personal firma a través del ordenador. Resulta muy útil para empleados de oficina, pero no lo es tanto cuando hablamos de una cadena de producción sin acceso a los dispositivos por parte de los trabajadores.
- Control de presencia por claves de acceso, similar al dactilar o al de tarjeta, pero en el que cada empleado tiene una clave y la introduce al entrar y al salir.
- Control de presencia híbrido, que combina algunos de los recursos anteriores, como el lector de tarjetas y el dactilar o cualquiera de ellos con las claves de acceso. Se utiliza normalmente cuando se pretende registrar diferentes rangos de empleados con horarios diversos.
Ventajas del control de presencia
Como es obvio, el control de presencia es un sistema que supone diversos beneficios a las empresas, pero, ¿encuentran algún beneficio en él los empleados? La realidad es que sí, más aún cuando la ley les ampara en este sentido mediante la regulación de la jornada laboral y el límite de horas con respecto a la misma. Algunas de las principales ventajas en uno y otro sentido son las siguientes.
Beneficios para los empleados
- Control en los horarios de trabajo.
- Facilidad para registrar sus entradas y salidas a la empresa.
- Resolución mucho más ágil -gracias a la digitalización del control de presencia- de sus peticiones de asuntos propios, descansos y vacaciones.
- Organización del trabajo en base a los horarios estipulados.
Beneficios para la organización
- Administración sencilla de turnos rotativos.
- Gestión de las vacaciones.
- Registro horario de la jornada laboral.
- Comprobación del cumplimiento del contrato a este respecto.
- Cumplimiento de la normativa vigente en este sentido.
- Control de ausencias.
- Registro de horas extras para su remuneración.
- Reducción del absentismo laboral.
Como ves, los beneficios del control de presencia son evidentes, si bien es cierto que los sistemas digitalizados facilitan notablemente los procesos administrativos y de gestión de los recursos humanos. Contar con un sistema centralizado y enlazado a un ERP es el ideal para aprovechar este recurso, tanto por parte de la empresa como en el caso de los empleados.
