Las nuevas tecnologías ofrecen a los negocios múltiples oportunidades para llevar su gestión digitalizada, por eso es importante que estas empresas sepan aprovechar los beneficios que les ofrece la digitalización de procesos.
En este sentido, Contar con un programa de gestión de empresa es algo cada vez más frecuente y necesario a día de hoy. Cada día son más los negocios que recurren a este tipo de herramientas independientemente de su tamaño, y es que adaptarse a las nuevas tecnologías se ha convertido prácticamente en una obligación para sobrevivir en cualquier sector del mercado actual.
¿Qué es un programa de gestión de empresa?
También conocidos como ERP y cada vez más utilizados en las pymes -donde hace unos años eran prácticamente una utopía-, los programas de gestión de empresa ofrecen soluciones que permiten ahorrar tiempo acrecentando la productividad de los negocios. Lo que conocemos como eficiencia y optimización de recursos.
Pero, ¿cómo se consigue abarcar toda la gestión en una sola herramienta? Básicamente este es el objetivo principal de este tipo de programas, unificar cada uno de los aspectos básicos de este proceso en una sola aplicación. Por lo general, suelen plantearse a través de una interfaz modular, donde cada departamento se corresponde con un módulo, a partir de los cuales podrán desarrollarse acciones independientes.
Ejemplos de programas de gestión de empresas
Asana
Asana es un software con el objetivo de servir como medio de coordinación entre los proyectos y las empresas. Es decir, es una aplicación de gestión para mejorar el desarrollo de la administración de los equipos de trabajo, que cuenta con las siguientes características:
| FUNCIONES | FUNCIONAMIENTO |
| Administración de equipos |
Se enfoca en la coordinación de las diferentes tareas y funciones de la empresa, ya que se ha especializado en la organización de los equipos. El desarrollo de los proyectos se visualiza dentro de la plataforma y se coordinan y ordenan todo el procedimiento de manera que se pueda acceder a todo el trabajo según el perfil de seguridad de cada empleado, y su asignación de tareas. Cada usuario tiene asignada sus tareas según en el área de trabajo donde realice sus funciones. |
| Interfaz | La interfaz de Asana es fluida y con un diseño sencillo de utilizar, y está enfocada para pequeñas empresas que quieren digitalizar sus procesos de gestión. |
| Facturación / Contabilidad |
Asana sólo está enfocada al desarrollo de proyectos en equipo y, por tanto, no es lo suficientemente completa para la gestión global de la empresa. Asana sólo está enfocada al desarrollo de proyectos en equipo y, por tanto, no es lo suficientemente completa para la gestión global de la empresa. No incorpora dentro de sus funciones la facturación, contabilidad o la gestión de inventarios, y esto implica que el usuario tiene que utilizar otro programa para completar este aspecto. |
SAP
SAP es uno de los sistemas de gestión empresarial más utilizados en diferentes empresas, pues está pensado para utilizarlo en procesos complejos, pero también se puede utilizar para pequeñas empresas. Tiene las siguientes características:
| FUNCIONES | FUNCIONAMIENTO |
| Actualizaciones | SAP es un software que ofrece una plataforma adaptable a los cambios de forma rápida. Es el software que se utiliza más a nivel empresarial. |
| Compatibilidad | SAP es compatible con diferentes aplicaciones y esto permite trasladar la información de forma sencilla, lo que implica que también se pueda utilizar en diferentes soportes. |
| Funcionalidad |
SAP cuenta con diferentes opciones para ofrecer una gestión globalizada de la empresa, aportando acciones específicas en cada uno de los sectores.. Para superar la limitación de la dedicación excesiva de recursos económicos y humanos al programa SAP tiene otras plataformas con enfoque más sencillo y sencillo de utilizar para las pequeñas empresas como es SAP Cloud ERP o SAP S/4. |
| Personalización | SAP es un programa de gestión complejo y una herramienta bastante avanzada y, por tanto, tiene unos costes elevados y además necesitas con un equipo de mantenimiento dedicado exclusivamente para que funcione de forma correcta. |
Proceso de elección de un programa de gestión de empresa
Existen muchos softwares de gestión de empresas con diferentes características y cada empresa debe encontrar la mejor opción según sus necesidades, identificando los diferentes rasgos principales y escogiendo toda la información.
Existen opciones más complejas y versátiles que otras, pero cada empresa presenta diversas circunstancias, por esto es importante establecer las necesidades que debe cubrir el software de gestión y seleccionar la mejor opción.
Incluir las nuevas tecnologías dentro de la gestión de la empresa ya es un requerimiento, puesto que los negocios pueden aprovechar sus beneficios para expandir sus negocios.
¿Cuáles son los departamentos que suelen gestionarse desde estos programas?
Teniendo en cuenta las inmensas diferencias entre los distintos sectores y modelos de negocio en los que puede aplicarse un programa de gestión de empresas, es habitual ver cómo un software no tiene absolutamente nada que ver con otro cuando se comparan diferentes ámbitos. Sin embargo, hay diferentes tareas comunes que suelen aparecer en la gran mayoría de aplicaciones destinadas a la gestión.
Los recursos humanos son uno de los módulos más habituales en cualquier ERP, al igual que los departamentos de facturación y contabilidad. Generalmente, también se gestionan desde este programa las ventas y el marketing y, finalmente, la dirección de equipos y de sus proyectos y tareas específicas es uno de los accesos más recurrentes en una herramienta que resulta cada vez más imprescindible para las pymes.
