La llegada de nuevos empleados a una organización no siempre resulta sencilla, ni para ellos mismos ni para el resto de trabajadores. Siempre es necesario un proceso de adaptación y de aprendizaje, para lo que la colaboración mutua resulta esencial. Sin Embargo, más allá de las relaciones naturales, el desarrollo de un plan de acogida empresarial puede resultar muy útil para facilitar el comienzo a todas las partes.
Cada vez son más organizaciones las que incluyen en sus procesos un plan de acogida de nuevos trabajadores, pues hablamos de un plan que transmite a los empleados nuevos mucha información acerca de la empresa. Al mismo tiempo, es una forma de que se sientan valorados, implicados y alineados con los objetivos de la organización desde el primer día, de modo que su rendimiento se ve incrementado de forma natural.
¿En qué consiste un plan de acogida empresarial?
Cuando hablamos de un plan de acogida de nuevos trabajadores nos referimos al protocolo que una empresa establece para recibir a los empleados en su primer día de trabajo. Se trata de un documento que debe incluir la información de la empresa y los aspectos básicos que debe dominar el trabajador y que debe servirle para comenzar de modo positivo en su nuevo puesto de trabajo.
Ahora bien, el plan de acogida no se limita únicamente a este documento, que debe estar debidamente planificado y estructurado. Además de esto, también conlleva una formación inicial, la presentación del empleado ante sus nuevos compañeros y viceversa y, por supuesto, la explicación de las tareas correspondientes al puesto de trabajo que va a ocupar. Finalmente, es importante que el proceso sea bidireccional; es decir, que el trabajador también exprese sus primeras impresiones e interactúe durante el proceso.
Objetivos de un plan de acogida de nuevos trabajadores
Atendiendo a la definición del plan de acogida empresarial, podemos intuir cuáles pueden ser sus objetivos principales. No obstante, es importante señalarlos para tenerlos en cuenta a la hora de planificar el documento y el proceso de recepción de nuevos empleados:
- Propiciar que el nuevo trabajador se implique, tanto en el equipo como en los proyectos de la empresa, sintiéndose parte de ella.
- Mostrar una imagen de empresa determinada a los nuevos empleados mediante la cual perciban los valores de la organización.
- Integrar al empleado entrante en la propia empresa y con sus compañeros, facilitando su adaptación al entorno.
- Escuchar al trabajador sobre a sus inquietudes y su propia visión de la empresa, además de entender cómo se ha sentido en el comienzo de esta nueva etapa.
Elementos clave en el plan de acogida
Si volvemos al documento diseñado para el plan de acogida de nuevos trabajadores, también llamado onboarding, fuera del aprendizaje y las presentaciones del empleado entrante ante sus compañeros, debemos asegurarnos de la presencia de ciertos datos:
- Una explicación detallada de la misión, la visión y los valores de la empresa.
- La información básica sobre la organización, como jerarquías, organigramas, horarios o turnos en caso de que se den.
- Consideraciones acerca del puesto de trabajo y las tareas que va a desempeñar el nuevo empleado.
- Los objetivos, tanto de la propia empresa como del propio trabajador en su nuevo rol dentro de la organización.
Roles indispensables en el plan de acogida empresarial
Como es evidente, el principal protagonista en un plan de acogida empresarial es el propio empleado que comienza en la organización. Sin embargo, en este proceso entran en juego diferentes papeles que tienen una gran relevancia a la hora de recibir adecuadamente al trabajador entrante:
- Los nuevos compañeros, quienes deben presentarse y colaborar en la acogida del empleado explicándole parte de sus funciones y ofreciendo su ayuda para facilitar la adaptación.
- El jefe del departamento que acoge al nuevo empleado, a quien corresponde asegurarse de la adaptación al puesto de trabajo y a los compañeros.
- El departamento de recursos humanos, donde además de haber seleccionado al nuevo trabajador, deben asegurarse de que encaja con la organización durante el periodo de adaptación.
Cómo desarrollar un plan de acogida de nuevos trabajadores
A la hora de poner en marcha el plan de acogida empresarial es recomendable mantener cierta estructura que, por supuesto, puede estar sujeta a cambios y mejoras con el paso del tiempo.
Este recorrido debe comenzar con la explicación de los mencionados datos generales de la organización, continuar con la presentación ante sus nuevos compañeros y, lo más importante, el acompañamiento al empleado en sus primeros días, ofreciéndole apoyo en el desempeño de sus tareas.
El manual de bienvenida de una empresa con ejemplos
Aunque no es imprescindible, ya que en muchas organizaciones la bienvenida se hace de forma presencial mediante una conversación natural, en algunos casos se opta por redactar una carta de bienvenida que da paso al manual con toda la información indicada acerca de la empresa. En ese caso, se trata de iniciar la carta de bienvenida con un saludo cordial, hacer una breve presentación de la empresa y señalar la importancia del nuevo empleado en la organización.
A continuación, el documento incluirá tres apartados diferentes en los que se aporte la información general de la compañía, las especificaciones propias del departamento de de la compañía el trabajador ejercerá sus funciones y, por último, un plan de formación que incluya las tareas que debe desarrollar y cómo hacerlo, independientemente del acompañamiento posterior que se le ofrezca.
Ejemplo de plan de acogida de una empresa
Para entender mejor el plan de acogida de una empresa, un ejemplo puede ser de gran ayuda. Si formas parte del departamento de recursos humanos de tu organización, debes saber que el proceso comienza una vez que hayáis seleccionado al candidato. Cuando asista en su primer día, es recomendable entregarle un documento escrito con el manual de bienvenida.
Tras las presentaciones iniciales es conveniente mostrarle al nuevo empleado las instalaciones de la empresa detenidamente, manteniendo una conversación en la que se le aportan datos sobre la misma. Posteriormente el trabajador entrante deberá conocer a sus compañeros y su puesto de trabajo para, finalmente, empezar a desempeñar sus funciones con el acompañamiento de uno de ellos o del jefe de departamento.
Muchas de las empresas tecnológicas que conocemos son grandes ejemplos de cómo llevar a cabo un plan de acogida. Organizaciones como Facebook, Google o Twitter tienen sus propios protocolos, tales como planes de formación, tiempos de bienvenida estructurados, acompañamiento inicial o incluso algunos obsequios.
Conviene destacar que esto es algo que se puede adaptar a pequeñas y medianas empresas en mayor o menor medida. No es necesario replicar las estructuras de una gran compañía, ya que no siempre tenemos recursos; sin embargo, podemos tomar algunos ejemplos y aplicarlos a cualquier organización en función de nuestras posibilidades y teniendo en cuenta la estructura indicada para el plan de acogida.
Las ventajas de un plan de acogida de nuevos trabajadores
A nivel general son muchos los beneficios que podemos extraer del desarrollo de un plan de acogida empresarial, aunque algunos de ellos son fácilmente destacables. El aumento de la productividad inicial del empleado -que se adapta más fácilmente a su puesto de trabajo-, la información controlada que recibe por parte de la empresa y su implicación en la misma, la mejora de la imagen o las buenas relaciones en el equipo del trabajo son algunos ejemplos de estas ventajas.
