La periodificación contable es una práctica común en las empresas fundamental para reflejar de manera precisa la situación financiera de una empresa en un período específico. Al asegurar que los gastos e ingresos se asignan correctamente a los ejercicios correspondientes, la contabilidad se convierte en una herramienta valiosa para la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales.
En este artículo vamos a explicar en qué consiste la periodificación contable, así como analizar el proceso de periodificación, a través de un ejemplo, y los elementos y características que tiene este proceso.
¿Qué es la periodificación contable?
La periodificación contable es la asignación en cada ejercicio de los gastos e ingresos correspondientes a ese periodo. Este proceso se rige por el principio de devengo, el cual consiste en ajustar los ingresos y gastos al ejercicio económico que les corresponde, con independencia del momento en que hayan sido cobrados o pagados.
Este enfoque garantiza una contabilidad más transparente y exacta, ya que evita distorsiones en los estados financieros causadas por el momento en que se realizan las transacciones monetarias.
Por tanto, la contabilidad debe representar los gastos y los ingresos generados en un periodo de tiempo determinado.
Elementos de la periodificación contable
Para poder aplicar el principio de devengo se tiene que diferenciar entre el momento en el que se produce el ingreso, o el gasto, y el momento en el que se realiza el cobro, o el pago. En ocasiones, puede suceder que ambos hechos no se den en el mismo ejercicio contable, por tanto, es necesario realizar la periodificación contable de la siguiente manera:
- Ingresos o gastos que se devengan dentro del ejercicio, que todavía no se ha producido el cobro o pago, es decir, que son ingresos o gastos que se han devengado y no han vencido.
- Cobros o pagos que se han realizado dentro de un ejercicio contable que corresponden a ingresos o gastos futuros y que no se ha realizado todavía el devengo.
Es decir, al aplicar el principio de devengo, los ingresos se registran cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo se haya recibido el dinero o se haya realizado el pago.
Cuando se realiza el proceso de periodificación contable, intervienen las siguientes cuentas en el proceso:
- (480) Gastos anticipados
- (485) Ingresos anticipados
- (567) Intereses pagados por anticipado
- (568) Intereses cobrados por anticipado
Funcionamiento de la periodificación contable
Según la aplicación del principio de devengo se debe registrar la periodificación contable de los ingresos y gastos durante un ejercicio contable, sin tener en cuenta si la empresa lo ha cobrado o pagado en ese ejercicio contable, por tanto, vamos a ver a través de un ejemplo, el funcionamiento de cómo distribuir los ingresos y los gastos que se han realizado.
Podemos analizar el caso de ingresos o gastos que se han devengado y que todavía no se ha realizado el vencimiento, y se contabilizaría de la siguiente manera:
---------------------------------------------------------------------- XX/XX/XXXX ---------------------------------------------------------------------------
XXXX Cuenta de activo (grupo 2, 4 o 5)
a Cuenta de ingreso (grupo 7) XXXX
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O se puede realizar también de la siguiente manera:
---------------------------------------------------------------------- XX/XX/XXXX ----------------------------------------------------------------------------
XXXX Cuenta de gasto (grupo 6)
a Cuenta de pasivo (grupo 4 o 5) XXXX
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Cuando se realiza el cobro o el pago se cancela la cuenta contable de la deuda, a través de un aumento o reducción de la tesorería de la empresa.
Por otra parte, nos podemos encontrar con ingresos o gastos en los que no se han efectuado el devengo dentro del ejercicio contable. Por ello, se deben contabilizar de la siguiente manera, cuando la empresa ha cobrado anticipadamente un ingreso que todavía no se ha devengado:
----------------------------------------------------------------------- XX/XX/XXXX ---------------------------------------------------------------------------
XXXX (57X) Cuenta de tesorería
a (485 o 568) Cuenta de ajustepor periodificación XXXX
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Las cuentas de ajuste de periodificación 485 y 568 son cuentas correspondientes al pasivo y recogen los ingresos que se han cobrado y que todavía no se han devengado. La diferencia de las dos cuentas es que la cuenta 568 recoge los intereses de préstamos concedidos.
En el caso que se realiza el pago antes que se produzca el devengo del gasto, y se contabiliza de la siguiente manera:
----------------------------------------------------------------------- XX/XX/XXXX ---------------------------------------------------------------------------
XXXX (480 o 567) Cuentas de ajustes de periodificación
a (57X) Cuenta de tesorería XXXX
--------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------
Las cuentas de ajuste de periodificación 480 y 567 son cuentas correspondientes al activo y recogen los gastos que se han pagado y todavía no se han devengado. La diferencia de las cuentas es que la cuenta 567 recoge los intereses cobrados.
En conclusión, la periodificación contable permite el reparto de los ingresos o los gastos, haciendo una asignación en periodo concreto, es decir, un ejercicio contable, independientemente de cuando se haga efectivo el cobro o el pago. De esta manera, la empresa está cumpliendo y aplicando el principio de devengo de obligada aplicación y que refleja la actividad real que está realizando la empresa.
