¿Has oído hablar en alguna ocasión de la optimización de procesos? Podríamos catalogarla como un paso más o el siguiente nivel en lo que hasta ahora siempre se ha conocido como mejora continua. Se trata de una práctica a la que recurren las grandes organizaciones y cuya implementación es perfectamente válida y recomendable para pequeñas y medianas empresas de cualquier sector.
Porque, si hay algo que caracteriza la optimización de procesos es que puede aplicarse en cualquier contexto o sector empresarial. Ahora bien, entender en qué consiste, además de aprender a desarrollarla y conocer sus ventajas, es fundamental para abordar la gestión con éxito. Resolvamos todas tus dudas al respecto.
¿Qué es la optimización de procesos?
Cuando hablamos de optimización de procesos nos estamos refiriendo a un trabajo de profundo análisis con el que pretendemos encontrar, principalmente, aspectos mejorables en cualquier departamento de una organización. Por supuesto, hablamos de una tarea pensada para repetirse, si no de manera constante, cada cierto tiempo.
El objetivo principal de esta práctica reside en mejorar la eficiencia y la eficacia de todos los procesos, encontrando posibles errores que puedan suponer pequeñas -o grandes- pérdidas económicas o determinados sobrecostes. Ahora bien , ¿cómo se desarrolla la optimización de procesos adecuadamente?
Cómo implementar la optimización de procesos en una organización
La aplicación de la optimización de procesos consta de cuatro fases, independientemente del tamaño de empresa o el sector en el que se mueva. Se trata de tareas genéricas que, por supuesto, en cada organización se implementarán de una forma concreta y cíclica en función de sus necesidades.
El proceso en general -y sobre todo su primera fase- debe llevarse a cabo desde la dirección de la empresa o, como sucede en muchos casos, mediante personal externo experto en la materia. Esta segunda opción garantiza la imparcialidad en todo momento. Veamos cuáles son los cuatro pasos indispensables en el desarrollo de la optimización de procesos.
Identificación de puntos débiles
Desde un punto de vista general del negocio, más allá de las concreciones de implementar la optimización en algún departamento determinado, se debe realizar un estudio profundo con el que dilucidar los aspectos mejorables en todo el proceso productivo.
Análisis y planificación
La segunda fase de la optimización de procesos consta, a su vez, de dos pasos. En primer lugar, una vez vislumbrados los aspectos mejorables, conviene desarrollar un análisis para entender exactamente qué es lo que está fallando y, posteriormente, comenzar a buscar posibles soluciones para resolverlo.
Aplicación
La aplicación es el momento clave en la optimización de procesos. Se trata de poner en práctica todas las modificaciones diseñadas y planificadas en el paso anterior, con las dificultades que esto pueda conllevar. El aprendizaje, la inversión en tecnología o cambios en los hábitos son factores inherentes a esta práctica.
Seguimiento, control y monitoreo
Por supuesto, hay un cierre esencial en la optimización de procesos, a pesar de que en ocasiones nos olvidemos de él. Hablamos del monitoreo y el seguimiento de los cambios implementados. Hasta que no se llevan a la práctica las ideas, no podemos saber con certeza si funcionarán como esperábamos, por lo que conviene prestarles atención. Por otra parte, repetir el proceso una y otra vez también es consecuencia de un buen control.
Principales beneficios de implementar la optimización de procesos
de procesos es algo beneficioso en las organizaciones. Ello se explica observando cómo las grandes corporaciones desarrollan esta actividad de manera constante. Aunque para las pequeñas y medianas empresas puede resultar más complejo, adaptar la práctica a sus posibilidades siempre será de gran ayuda. Éstas son las principales ventajas de la optimización de procesos:
- Incremento de la eficiencia, que permite aumentar la productividad, reducir los costes y multiplicar las ganancias, gracias al aumento de la productividad en un menor intervalo de tiempo. más en menos tiempo.
- Control de los procesos, con el propio monitoreo que se lleva a cabo desde la optimización, de modo que se evalúa constantemente el cumplimiento de los objetivos.
- Integración de todos los procesos que facilita una visión general de la organización.
- Reducción de riesgos derivados de posibles errores que se han identificado a tiempo.
- Mejora de la calidad en el producto, lo que debe repercutir en un aumento de las ventas y de la satisfacción del cliente.
- Simplificación en la resolución de problemas, ya que se identifican desde su origen.
- Gestión del tiempo, al dedicar a cada tarea única y exclusivamente el tiempo que requiere.
Como es evidente, el objetivo final de cualquier negocio se encuentra en generar beneficios, pero, además de generar esta ventaja de manera directa, la optimización de procesos se encarga de que toda la actividad empresarial acabe redundando en esta idea. Reducir costes, incrementar ventas y acelerar el proceso productivo, son los tres puntos que mejor resumirían el éxito de esta práctica.
