Todas las empresas que desarrollan su actividad en España están obligadas a presentar sus libros contables en el Registro Mercantil de la provincia donde esté situado su domicilio social, según se establece en el artículo 25 del Código de Comercio.
La obligación de presentación de los libros contables recae sobre todo en las sociedades mercantiles, pero también deben cumplir con la obligación de la presentación los empresarios, empresas y trabajadores por cuenta ajena.
¿Qué libros contables son obligatorios presentar?
La normativa en este aspecto resulta algo compleja, dado que nos encontramos con dos cuestiones. La primera, lo que se establece en el Código de Comercio, y la segunda, lo que establece la normativa del Impuesto de Sociedades, IVA e IRPF, que se debe presentar para temas fiscales.
En ningún caso se debe confundir las obligaciones fiscales con la obligación de presentar los libros contables. Este último mandato existe en España desde el 2018, y la obligatoriedad afecta a los siguientes libros:
| LIBROS | DESCRIPCIÓN |
| Libro de Inventarios y cuentas anuales | Está formado por el balance de situación inicial de la empresa, el balance de sumas y saldos -que muestran la evolución trimestral de la empresa-, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. |
| Libro diario | En este libro se registran las operaciones que se desarrollan bajo la actividad empresarial de forma cronológica. Este libro debe llevar su registro durante el ejercicio económico de la empresa, debiendo iniciarse con el asiento de apertura de la empresa. A partir de este inicio de la empresa se deben registrar las diferentes operaciones y transacciones que se desarrollen, y se finaliza con el cierre del asiento del ejercicio económico |
¿En qué consiste la legalización de los libros contables?
La legalización de los libros contables consiste en depositar los documentos obligatorios a presentar en el Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre el domicilio social de la empresa.
Los libros contables no se pueden presentar en el Registro mercantil hasta que pasen 4 meses desde el cierre contable del ejercicio de la empresa. Por tanto, es conveniente que la empresa haga su cierre contable el 31 de diciembre, y la empresa los presente el 30 de abril del siguiente año.
Actualmente, este proceso está digitalizado, por lo que se realiza exclusivamente de forma telemática a través de la página web de los Registradores de España.
La presentación de los libros contables o su legalización tiene bastante importancia, ya que una vez que se han presentado en el Registro Mercantil de la provincia, esta información se hace pública, de forma que cualquier figura física o jurídica puede solicitar la información de la empresa en cuestión. Es decir, una vez que se hayan presentado los libros contables dentro del Registro Mercantil, cualquiera puede tener acceso a la información contable de la empresa.
