Toda empresa, por pequeña o grande que sea, necesita llevar los registros oportunos de su situación financiera. Esto no solo aplica a la finalización del ejercicio, sino que es necesario tener siempre una visión de cómo está la situación en cada momento. Ese es el objetivo del balance de situación de cuentas anuales, un documento que refleja el estado de la contabilidad.
Además, otorga información que ayuda a tomar decisiones más acertadas y requiere de una, presentación obligatoria, una vez al año, en el Registro Mercantil.
Veamos qué es un balance de situación de cuentas, y cuáles son sus elementos en el marco de una sociedad limitada.
¿Qué es un balance de situación?
El balance de situación de cuentas es un documento contable que sirve como indicador del bienestar financiero de la empresa. Esto lo hace a través de tres cuentas principales: activos, pasivos y patrimonio, cuya interacción determina dicho bienestar. En cuanto a su presentación, se encuentra regida por el Plan General Contable.
La clave del balance de situación es que está limitado a un momento específico. Esto significa que puede cambiar rápidamente con el transcurso de las actividades de la empresa en la medida en que se generan modificaciones en las cuentas.
Hacer un análisis completo de la situación contable de una empresa, sea cual sea su tamaño, permite entender el momento que se está atravesando y poder compararlo con años anteriores, o bien, preparar el registro para hacer comparativas en el futuro. Es decir, se trata de un punto de partida para la toma de decisiones y una manera de conocer el crecimiento o disminución alcanzados.
El balance de situación de cuentas es una cartera de información para los gerentes y directivos de la empresa, y una de las cuentas anuales que se deben presentar para ser evaluadas cada año.
Cómo se compone un balance de situación de cuentas anuales
Para poder interpretar un balance de situación de cuentas y obtener conclusiones relevantes sobre el estado en que se encuentra la empresa, hay que tener presentes, primero, cuáles son las partes que lo componen.
De acuerdo con lo establecido en la norma, las partes que forman parte del balance de situación de cuentas son el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
Veamos, en cada caso, cómo se presentan estos datos en el balance de situación de cuentas anuales.
Activos
Engloba todos aquellos bienes, derechos y demás atribuciones a nombre de la empresa, cuya existencia supone la posibilidad de obtener rendimientos en el futuro. Los activos se dividen en dos subcategorías:
- Activo no corriente: se trata de los recursos económicos que tienen más de un año en posesión de la empresa. Su liquidez es limitada y no se tiende a disponer de ellos, salvo una estudiada revisión de las cuentas. Aquí se incluyen inmuebles, inversiones a plazo fijo y maquinaria, entre otros.
- Activo corriente: corresponde con los bienes que pertenecen a la sociedad desde un tiempo igual o menor a un año. Otro rasgo clave es la posibilidad de realizarlos en el corto plazo, es decir, convertirlos en activos líquidos. Por último, el término también aplica a activos con disponibilidad inmediata, como el dinero en caja o en cuentas corrientes.
Pasivos
Involucran todas aquellas obligaciones económicas que asume la empresa y a las que tiene que hacer frente en el futuro. Al igual que sucede con el activo, existen dos tipos de pasivos:
- Pasivo circulante: compromisos que deben liquidarse en un plazo menor a un año. Hablamos, por ejemplo, de los desembolsos periódicos y las facturas de proveedores.
- Pasivo fijo: son deudas cuya exigibilidad es superior a un año a partir de la fecha en que se lleva a cabo el balance.
Patrimonio
A efectos del balance de situación, esta cuenta es igual a la diferencia entre los activos y los pasivos. En líneas generales, se refiere a todos aquellos recursos propios que sostienen el desempeño de la empresa sin suponer ninguna deuda u obligación futura.
Cómo y para qué interpretar el balance de situación de cuentas
Una vez que comprendemos cuáles son las columnas que forman parte del balance de situación de cuentas y los datos que allí se vuelcan, es posible comenzar a interpretarlo, analizando la información y sacar así conclusiones sobre la situación financiera de la empresa que permitirán planificar a futuro. Lo haremos tomando como base algunos ejemplos:
- En el balance de situación de cuentas deben ponerse en las columnas de activo y pasivo todos los bienes y obligaciones en cada caso. Para calcularlos, se suman todos los conceptos del activo, por un lado, y todos los del pasivo, por el otro. Si ambas sumas coinciden, el balance es correcto. Esto permite detectar si la pyme puede cumplir con todas sus obligaciones, es decir, si es solvente o no.
- Si el activo corriente es mayor al pasivo corriente, podemos asegurar que la empresa tiene liquidez suficiente como para no tener problemas a corto plazo.
- Analizando el pasivo total y el pasivo corriente, se percibe si la deuda adquirida es pagable a corto plazo o no. Es decir, si el pasivo corriente representa un gran porcentaje del total, significa que la mayor cantidad de deuda debe pagarse en el próximo año.
- Comparar el activo total o el patrimonio neto en relación con años anteriores permite conocer el crecimiento o decrecimiento de algunos aspectos de una empresa.
- La relación existente entre el patrimonio y el pasivo es un indicador clave de la rentabilidad en cualquier sociedad limitada, y mientras mayor sea este ratio, mayores son los dividendos que se pueden repartir a los socios.
Además, existen una serie de cálculos que permiten conocer el estado de la compañía. Estos se denominan “ratios” y los hay de diferentes tipos. Algunos de los más importantes a tener en cuenta son:
- Ratio de liquidez: es el activo corriente sobre el pasivo circulante. Su resultado debe ser mayor a 1 y muestra la capacidad de la empresa para realizar sus pagos a corto plazo.
- Ratio de solvencia: se obtiene calculando el activo sobre el pasivo y debe ser mayor o igual a 1,5. Representa la posibilidad de hacer frente a los pagos de deuda con los recursos propios.
- Ratio de endeudamiento: es la relación entre pasivo y patrimonio neto. Se utiliza para calcular la proporción entre financiación ajena y recursos propios y su resultado no puede alejarse demasiado ni por encima ni por debajo de 0,5.
Aprovecha siempre la información disponible para conocer la salud de tu pyme
El balance de situación y sus cuentas permiten analizar a grandes rasgos el desempeño financiero de una empresa. Debe presentarse anualmente en el Registro Mercantil junto a la cuenta de pérdidas y ganancias, y constituye uno de los documentos clave del negocio. Su solo resultado es un indicador revelador de gestión, y aunque se trata de algo sujeto a constante cambio, lo deseable es tener números positivos.
Por eso, interpretar el balance de situación significa aprovechar una herramienta que brinda datos contables. Además de ello, el balance de situación es un conjunto de datos que presenta anualmente cada empresa. Aporta información para la toma de decisiones y genera una imagen estática de lo que está sucediendo en la compañía en un determinado momento, por lo que es esencial si se quiere tomar decisiones basadas en información real.
