¿Cómo hacer inventario en una organización?

hacer-inventario

La logística y el almacenaje son elementos cruciales en el seno de cualquier negocio. Si estos campos no funcionan adecuadamente, probablemente tampoco irá bien la empresa. La preparación y el desarrollo de un  inventario es una de las tareas básicas en estas áreas y, pese a que pueda resultar tedioso cuando no está automatizado, es una tarea imprescindible para garantizar el equilibrio en el aprovisionamiento.

Descarga el eBook gratuito y  conoce los requisitos legales  más importantes que toda PYME debería cumplir

A la hora de hacer el inventario, existen diferentes metodologías, .n siendo las herramientas digitales las que mejor permiten  la automatización de los procesos.,Así pues, podemos recurrir a diversas opciones para garantizar que, tanto el producto final, como la materia prima y las herramientas necesarias, están convenientemente registradas.

Cómo hacer inventario físico paso a paso

Hacer inventario físico es recomendable incluso cuando existe un sistema de automatización a estos efectos. Hablamos de un proceso exhaustivo en el que se realiza el conteo manual de todos los elementos que se desean inventariar, verificando escrupulosamente que no hay error. Esto permite obtener y registrar cantidades exactas y debe desarrollarse mediante los siguientes pasos:

Planificación y justificación del inventario físico

Al tratarse de un proceso tedioso y que requiere la inversión de recursos, principalmente humanos y temporales, es importante que se planifique adecuadamente. Para hacer inventario físico conviene plantear los objetivos que lo motivan, asignar tareas a los empleados y establecer los tiempos en los que debe quedar completado, además de determinar los sistemas a utilizar en el proceso.

Hacer inventario mediante conteo

Una vez que se ha planificado y determinado qué tipo de elementos se deben inventariar y con qué objetivos, es momento de realizar  el conteo mediante sistemas de organización -conteos por zonas o conteos cíclicos, por ejemplo-. Los empleados encargados de hacer inventario deben conocer a la perfección los procesos y los elementos con los que trabajarán.

Comprobación y registro de datos

Finalmente, es recomendable que se realicen las comprobaciones pertinentes para garantizar que no ha habido errores en el conteo. Tras asegurar las existencias de cada elemento, corresponde registrar los datos obtenidos en el sistema de gestión de inventarios escogido por la organización.

Cómo hacer inventario en Excel

Pese a que pueda parecer una metodología arcaica si tenemos en cuenta determinadas herramientas de automatización, las hojas de cálculo siguen siendo a día de hoy una opción recurrente a la hora de hacer inventarios. Excel es una herramienta perfecta para este tipo de registros y su uso está completamente extendido en las pymes.

En este tipo de documentos digitales, es fundamental estructurar la información escrupulosamente, incluyendo todos los parámetros posibles para facilitar su gestión. Para hacer inventario en Excel, conviene incluir datos como el código de producto, su descripción, la cantidad en stock y su ubicación en el almacén, además de su precio de compra y de venta.

Fórmulas y herramientas útiles para hacer inventario en Excel

La organización y el sistema desarrollados a la hora de hacer inventario dependen por completo de las necesidades de la organización. Ante una herramienta como Excel, que ofrece incontables posibilidades, cada empresa puede utilizar sus propias normas, aunque existen determinadas fórmulas que resultan especialmente útiles en el control de aprovisionamiento:

  • SUMA: Permite sumar las cantidades de productos en stock, lo que facilita el cálculo del inventario total.
  • PROMEDIO: Sirve para calcular el promedio de precios de compra o venta, lo que resulta útil a la hora de analizar la rentabilidad de los productos.
  • BUSCARV: Simplifica la búsqueda de información específica sobre un producto, como su ubicación en el almacén o su precio, utilizando su código -o cualquier otro dato específico- como referencia.

Cómo hacer inventario de manera eficiente

Más allá del registro del aprovisionamiento, para hacer inventario es necesario mantener determinados sistemas de organización del estocaje, de modo que se facilite el conteo manual o automatizado de los elementos. Para garantizar la organización en este sentido existen diversas técnicas. Éstas son algunas de las más utilizadas:

  • La clasificación ABC, donde los productos se clasifican en función de su valor e importancia para la empresa.
  • El sistema FIFO -First In, First Out-, basado en la rotación de productos, en la cual los primeros elementos que llegan al almacén son los primeros en salir, por orden de antigüedad. Un método habitual en productos perecederos.
  • El sistema LIFO es la metodología contraria a la anterior, es decir, -Last In, First Out-. Consiste en dar salida en primer lugar a los últimos productos que han llegado al almacén.

La importancia de hacer inventario en un almacén

En el ámbito de la logística, hacer inventario supone controlar el aprovisionamiento con el fin de garantizar un equilibrio en el estocaje. Esto repercute en asuntos tan relevantes como la capacidad de respuesta al cliente o la economía de una organización, ya que tanto el exceso como el defecto de materias primas o productos tiene consecuencias negativas sobre el negocio.

New call-to-action

Valora este artículo

Suscríbete a zona pyme