Organizar y almacenar la información es una tarea que deben afrontar todas las empresas, incluídas las pymes.
El crecimiento, la división en áreas, todo lo que está sucediendo y ha sucedido en cada sector o aspecto de un negocio, debe estar fácilmente a disposición de quien lo requiere, y es esto lo que hace necesario y factible el uso de un gestor documental.
El contexto actual
En enero de 2021, las pequeñas y medianas empresas registraron una cifra de 10.131.728 empleados, según los datos recogidos por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo en la publicación “Cifras Pyme” de ese mes.
Esas personas trabajan en empresas que pueden tener desde 0 hasta 249 asalariados: ¿Cómo se canaliza la información sobre la actividad de cada una de esas personas en una empresa? ¿Cómo se registran los datos de cada uno de los empleados de las distintas áreas de una compañía?
Un gestor documental es la herramienta para lograrlo.
¿Qué es un gestor documental?
Hace años, previo a la era digital, un gestor documental podría haber sido esa oficina atestada de papeles y carpetas en las que se guardaba toda la información relativa a clientes, pagos, gastos y demás aspectos de un negocio. Hoy en día, todas esas carpetas también existen, pero ocupan mucho menos espacio ya que se almacenan en formato digital. Es decir, son carpetas de archivos digitales.
Un gestor documental es un espacio digital de almacenamiento. En él, se centralizan todos los datos que hacen la gestión y el funcionamiento de una empresa y que pueden ser necesarios en el futuro.
¿Para qué lo utilizan las empresas?
Optimizar los procesos productivos es una manera de ahorrar en tiempos y de generar mayores ingresos. Y si se piensa en pequeñas y medianas empresas, el hecho de poder tener toda la documentación necesaria de manera accesible, puede generar muchos beneficios:
- Resolver inconvenientes con mayor velocidad: Al saber dónde encontrar la información, se pueden resolver problemas con presteza en un tiempo menor.
- Facilidad en la gestión: No solo es beneficioso a nivel macro, sino que también logra que las personas de la organización se sientan más a gusto, sin tener que gestionar la búsqueda de información en diferentes áreas. Con este tipo de herramientas todo está ahí, a disposición de quien lo necesita.
- Seguridad: Al estar almacenados en un espacio digital, los datos no corren el riesgo de destruirse totalmente. Siempre se pueden generar copias de seguridad y tener otras estrategias para proteger la información.
- Aumento de la velocidad de gestión entre áreas: Imagina que ese papel importante que tiene que recorrer toda la oficina para llegar al escritorio de otra persona que continuará la gestión, es reemplazado por un archivo al que todos pueden acceder mediante un clic. Un gestor documental permite diferentes intervenciones sobre un mismo proceso y al mismo tiempo o, al menos, con poco tiempo de diferencia.
¿Puede ser utilizado por una Pyme?
En muchos casos, la organización de la información en las empresas pequeñas es un punto débil, puesto que existen varias personas que se encargan de la gestión de las diferentes áreas. Con lo que, unificar todo es un auténtico desafío.
Un gestor documental puede ayudar a simplificar ese desafío. Si bien el período inicial de aprendizaje de cualquier herramienta digital necesita del suficiente tiempo trabajo, una vez que esa etapa es superada, el tiempo es recuperado en cada una de las gestiones que se realizan.
Gestor documental como parte de la transformación digital
Hablar de transformación digital en el contexto actual puede sonar a pasado de moda, pero aún así es importante entender que el ordenamiento y la gestión de la información es parte de esa transformación. Es un concepto que trasciende al sector comercial y que incluye a todos los que son parte de una empresa, ya que cada input de información, desde los comentarios de clientes en las redes sociales hasta el pedido interno de capacitación de una persona del equipo, debe quedar registrado y ser analizable.
Un gestor documental posibilita también este tipo de acciones.
Conclusión:
En resumen, un gestor documental puede ser muy útil si lo que se busca es unificar toda la información y los procesos de una empresa, para tener una mayor facilidad a la hora de realizar algunas gestiones. Una particularidad muy importante es que estos softwares de gestión permiten otorgar accesos diferentes a cada persona, por lo que la información estará disponible solo para quienes corresponda.
Es una inversión que permite dejar de utilizar todos los elementos que trabajan con el formato papel, como pueden ser las fotocopiadoras e impresoras, y comenzar a obtener la información de una manera más ordenada.
