La gestión del efectivo: ventajas, claves y retos

La gestión del efectivo es una parte importante de la administración financiera. Para ello es vital conocer con exactitud las transacciones bancarias en tiempo real o en un corto período de tiempo. Con este fin las empresas establecen sistemas informáticos de administración del efectivo, los cuales han sido desarrollados desde inicios de los 90.

Sistemas de soporte para tesorería

Los sistemas actualmente contemplan una gran gama de actividades, como conocer la posición diaria de la tesorería, establecer liquidaciones automáticas, realizar las conciliaciones bancarias, controlar las condiciones con los bancos, hasta incluso proyectar la posición de la tesorería para los próximos periodos. Gracias a la banca electrónica, se puede tener información en tiempo real sin tener que desplazarse. De este modo, desde el departamento de tesorería, se tiene visibilidad de la posición diaria y futura, de modo que se pueden generar estrategias para garantizar la financiación a largo plazo y el cash flow.

Modelo de gestión del efectivo

Cuando hablamos de este tipo de modelos de gestión, hay que tener claro que el efectivo engloba todo el dinero (en caja o en cuenta bancaria) que posee la empresa y que está a disposición para utilizarse. Hay empresas que han quebrado debido a gestiones negativas del capital financiero. El objetivo de la gestión del efectivo es reducir los saldos de efectivos ociosos buscando un equilibrio entre los beneficios y los costes de liquidez. La gestión financiera debe calcular cuál es el saldo óptimo de efectivo, por lo que es recomendable considerar:

• Los cobros y pagos de efectivo
• La inversión de los excesos de efectivo
• La financiación del déficit
  
  

Sistemas de gestión del efectivo

Los sistemas de ingreso y de gestión del efectivo son exponencialmente mejores que los métodos tradicionales manuales. Generalmente constan de una caja fuerte, acorde con la cantidad de efectivo en depósito según las características del negocio, y de un sistema electrónico de gestión. El objetivo es automatizar y proteger el proceso del uso del dinero en el punto de venta.

Veamos un ejemplo puntual. Una empresa se dedica al retail y tiene una cadena de tiendas. Mediante un software de gestión puede consolidar los datos de la gestión del efectivo desde cada una de las sucursales a la oficina central. Gracias a ello, la oficina central tiene mejor calidad de información y más visibilidad lo que le permite una mejor planificación de sus recursos.

Ventajas de la gestión del efectivo

Algunas de las principales ventajas que se pueden destacar de los sistemas de gestión del efectivo son las siguientes:

• Seguridad y protección del efectivo.
• Optimización de operaciones y reducción de costes administrativos en el cálculo y arqueo de caja.
• Reducción de errores humanos en el cálculo.
• Detección automática de billetes falsos.
• Control de la cantidad de efectivo en tiempo real en la caja.
• Procesamiento seguro del efectivo.
• Reciclaje de los billetes y de las monedas.
• Contabilización de la caja automáticamente.
• Gestión del efectivo mediante un seguimiento continuo.

En definitiva, una administración eficaz del efectivo garantizará que se disponga de una mayor liquidez. Las actividades de tesorería enfocadas a la gestión del efectivo permitirán que la empresa cuente con dicha liquidez para afrontar sus obligaciones a corto plazo, lo que sentará las bases para asegurar los compromisos a largo plazo.