Uno de los aspectos que más influyen en la productividad en el trabajo es la gestión de tiempos. Con el auge del teletrabajo esta cuestión ha cobrado más relevancia que nunca, ya que, si antes era algo que dependía principalmente de la dirección de una empresa o de sus distintos departamentos, con esta distancia profesional es más bien responsabilidad de los empleados.
Sin embargo, existen estrategias, metodologías y herramientas francamente provechosas a estos efectos y que se han implantado con notable éxito en un gran número de empresas. Porque, lejos de lo que podamos pensar, la gestión de tiempos bien llevada a cabo beneficia tanto a la organización como a los propios empleados. Ahora bien, ¿es posible trasladar esta operativa a cualquier empresa?
La gestión del tiempo por parte de la empresa, independiente de la ubicación del trabajador
Porque, si hay una necesidad que se ha generado en las empresas como fruto de la creciente competitividad en el mercado, es la eficiencia. Con este objetivo como prioridad, las empresas utilizan todo lo que está a su alcance con el fin de optimizar la gestión del tiempo en todos sus procesos.
Pero, ¿cómo podemos aplicar estrategias para la gestión del tiempo en una organización? ¿Qué tipo de herramientas pueden resultar útiles para incrementar la eficiencia productiva en los negocios? Realmente, se trata de integrar sistemas y procesos efectivos para el desempeño del personal y peinar el mercado en busca de tecnologías que resulten útiles en este sentido.
¿En qué consiste la gestión de tiempos?
La gestión de tiempos en el ámbito profesional consiste en la toma de conciencia de los plazos invertidos en cada tarea, no sólo en este contexto, sino también de cara a la conciliación y el tiempo libre. El aumento de la productividad cuando se gestiona adecuadamente el tiempo de trabajo es una evidencia, pero como consecuencia de ello, los empleados deben obtener una mejor calidad de vida fuera de su entorno laboral.
Acciones necesarias para una gestión del tiempo adecuada
Entendemos la gestión del tiempo como una cuestión que depende en gran medida de las necesidades y posibilidades de cada organización, si bien es conveniente tener en cuenta determinadas acciones que resultan imprescindibles. Aunque es posible aplicarlas de diversos modos, los siguientes aspectos han de estar presentes en cualquier sistema productivo:
Determinación de objetivos
El diseño de objetivos es esencial en la gestión de tiempos, no sólo porque establecerlos adecuadamente -teniendo en cuenta las prioridades- incrementa la eficiencia, sino también porque a partir de su cumplimiento podemos valorar la gestión del tiempo empleado.
Para lograr determinarlos con efectividad es recomendable el uso de la técnica SMART, que indica que los objetivos han de ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales -por las siglas en inglés de cada una de estas características-.
Planificación y programación
Aparte de la determinación de objetivos, que forman parte de la planificación, también es conveniente programar los procesos indicando fechas de inicio y finalización para cada tarea y proyecto. De este modo, los tiempos quedan acotados por un compromiso de entrega, que no da lugar a la prolongación indebida de ninguna acción.
Delegación de tareas
En cualquier organización existen jerarquías, lo que permite delegar tareas sobre líderes subordinados, que a su vez las asignarán a los miembros del equipo que corresponda. Además de que se trata de una habilidad indispensable para el liderazgo, implica que haya una colaboración que garantice el desarrollo de los proyectos en el tiempo estipulado.
Los factores principales en la gestión del tiempo
Podemos establecer cuatro pilares principales para garantizar que la gestión de tiempos funcione correctamente y facilite el logro de sus objetivos. Factores como la concentración, la organización, la eficiencia o la automatización de procesos impulsan la productividad durante el desarrollo de las funciones profesionales, al mismo tiempo que permiten un aumento en los periodos no laborables del empleado.
Eficiencia
Tanto en el trabajo en remoto, como en el trabajo presencial, la eficiencia debe ser uno de los principales objetivo. En este sentido, conviene realizar pruebas para encontrar de qué modo es posible llevar a cabo las tareas de manera más rápida y sencilla sin perder la calidad en los resultados.
Concentración
Uno de los mayores problemas que pueden surgir con el teletrabajo, dado que el empleado ejerce sus funciones fuera de su entorno profesional, es la distracción. Detectar los posibles puntos de fuga que disminuyan la concentración en el desempeño de sus funciones puede significar un gran avance en la gestión de tiempos.
Organización
La organización resulta más compleja cuando el trabajo se desarrolla fuera de la oficina, pero es una cuestión ineludible para cualquier trabajador, tanto por cuenta propia como por cuenta ajena. Establecer un orden para la ejecución de tareas, que deben estar determinadas por una fecha y un horario, incrementa notablemente las capacidades productivas del empleado.
Automatización de procesos
Como consecuencia de la gran oferta de herramientas dedicadas a la gestión de tiempos -que además se han multiplicado con la normalización del teletrabajo-, existen todo tipo de automatizaciones que resultan útiles a la hora de organizar las tareas, asignarlas y establecer entregas. Además, muchos de estos softwares incorporan opciones específicas para el trabajo en equipo, lo que facilita mucho los procesos conjuntos.
Cómo aplicar la gestión de tiempos en equipos de trabajo
Si tratamos de desglosar estos factores en acciones concretas, podemos extraer un buen número de recomendaciones que conviene aplicar en la gestión de tiempos. El incremento de la productividad y el bienestar de los empleados van de la mano en un proceso que resulta mucho más sencillo cuando se aplican los siguientes pasos.
Establecimiento de prioridades
Uno de los principales cometidos de la gestión de tiempos es definir cuáles son las tareas prioritarias para cada empleado y en cada momento. Cuando existen diversas funciones a cumplir es de vital importancia establecer un orden para evitar pérdidas de tiempo en la decisión o la posibilidad de alternar acciones sin un criterio definido.
Descanso
El descanso es un valor fundamental para la productividad, de hecho, existen herramientas pensadas para un seguimiento detallado de las pausas cada cierto tiempo. Una de las opciones más conocidas es el método Pomodoro -que explicamos en detalle más adelante-, si bien existen muchas más alternativas para garantizar estas paradas necesarias.
Clasificación de tareas
Para poder organizar una jornada laboral estableciendo las prioridades mencionadas de un modo eficiente es esencial clasificar cada una de ellas según su relevancia. Por lo general, lo más recomendable es dividirlas entre las que son urgentes e importantes, las urgentes, pero no importantes, las importantes, pero no urgentes y, por último las que no son urgentes ni importantes, y desarrollarlas precisamente en este orden.
Limitación de interrupciones
Para que un empleado sea verdaderamente productivo es conveniente limitar las interrupciones que recibe, incluso las que provienen de la propia empresa. Para lograrlo, podemos establecer una vía de contacto exclusiva para comunicaciones urgentes, mientras que al mismo tiempo recomendamos a los equipos de trabajo que consulten el resto de canales en momentos puntuales de su jornada laboral.
Definición de objetivos
La gestión de tiempos carece de sentido sin una definición de objetivos, de fechas de entrega o de horarios. En esta última cuestión podemos ofrecer cierta flexibilidad -de hecho es recomendable hacerlo-, pero, en cuanto a las fechas y objetivos, es fundamental que queden establecidos y se cumplan.
Aplicación de herramientas para la gestión de tiempos
Como hemos comentado al hablar de la automatización, las aplicaciones y herramientas dedicadas a la gestión de tiempos son un gran impulso para la eficiencia en entornos profesionales. Más allá de las posibles automatizaciones que ofrezcan, permiten administrar la agenda grupal e individual de cada empleado con respecto a tareas, reuniones y contacto con el resto de miembros del equipo.
Técnicas y herramientas útiles para mejorar la gestión del tiempo
Fuera de las estrategias que se determinen en la empresa con el fin de mejorar la eficiencia productiva, existen ciertas técnicas y herramientas que pueden resultar útiles en la gestión del tiempo. Ahora bien, su implementación requiere de un exhaustivo estudio de mercado, ya que cada vez son más las tecnologías dedicadas a este propósito -sobre todo desde la irrupción del teletrabajo-.
Herramientas más utilizadas en la gestión del tiempo
Si hablamos de peinar el mercado en busca de herramientas y tecnologías que sirvan de apoyo en la gestión del tiempo, es porque no todas son válidas para cualquier empresa. De hecho, en muchos casos no es suficiente con una sola opción, ya que una sola alternativa no siempre da respuesta a todas las necesidades de la organización. Éstos son algunos ejemplos:
- Todoist, una aplicación con la que crear listas de tareas estableciendo prioridades.
- Google Calendar, el calendario con el que es posible sincronizar dispositivos, compartiendo fechas, programación de tareas o citas para reuniones.
- Trello, un tablero visual en el que las tareas se convierten en tarjetas que se trasladan de una columna a otra según el momento en que se encuentren.
- Asana es una plataforma de gestión de proyectos que permite el seguimiento del progreso, la asignación de tareas y el trabajo en equipo.
Principales técnicas en la gestión del tiempo
En el caso de las técnicas utilizadas para la gestión del tiempo, encontramos algunos modelos comprobados, pero lo cierto es que no existe una alternativa mejor que otra. De hecho, lo ideal es que cada organización encuentre los patrones que mejor le funcionen con una idea propia, aunque estas opciones pueden resultar de ayuda:
- La regla de los dos minutos es la más básica, pero igualmente efectiva. Consiste simplemente en realizar en el acto cualquier tarea que implique un tiempo inferior a los dos minutos.
- La matriz de Eisenhower permite priorizar tareas dividiéndolas en cuatro categorías: urgente e importante, urgente pero no importante, importante pero no urgente y ni urgente ni importante. Aplicando esta técnica resulta mucho más sencillo establecer un orden para el desarrollo de procesos.
- La técnica pomodoro apuesta por la gestión del tiempo combinando tiempos cortos para el trabajo y el descanso. Se trata de trabajar durante 25 minutos sin distracciones y tomar un pomodoro -descanso- de 5 minutos, y cada 4 intervalos, alargar la pausa hasta los 10 minutos. No obstante, se trata de etapas totalmente adaptables.
La relevancia de la gestión de tiempos y por qué implementar soluciones para aplicarla
En la mayoría de casos las técnicas que podemos aplicar en la gestión del tiempo son realmente sencillas, pero su efectividad está probada, del mismo modo que ocurre con las herramientas citadas. Integrar unas u otras en una organización, supone que los plazos se reduzcan de forma natural, alcanzando una eficiencia que, como decimos, hoy en día está directamente relacionada con la supervivencia de un negocio.
Echando un vistazo a las recomendaciones anteriores, podemos confirmar que la gestión de tiempos no es una simple cuestión de productividad, aunque obviamente éste es el principal beneficio para una empresa. Sin embargo, vemos como se trata de facilitar el bienestar del trabajador de modo que, al mismo tiempo, mantenga su motivación a la hora de desempeñar sus funciones. En resumidas cuentas, hablamos de una necesidad para cualquier organización.
