Las mejores herramientas para la gestión de tareas en tu empresa

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Si hay un tipo de herramientas que han multiplicado su crecimiento con la implantación  del teletrabajo, son los softwares dedicados a la gestión de tareas. Si bien es cierto que pueden incorporarse en los  equipos de trabajo presenciales y, de hecho, es totalmente recomendable hacerlo, el trabajo  en remoto ha supuesto un gran impulso en su protagonismo. Como consecuencia de ello, cada vez son más los programas y aplicaciones en este sector.

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En ocasiones, la elección de una de estas herramientas para mejorar los procesos organizativos conlleva un largo camino de pruebas y errores hasta encontrar la opción más adecuada. Para evitar o reducir este tedioso proceso, conviene conocer en qué consiste la gestión de tareas, qué factores deben cumplir los softwares dedicados a ello y cuáles son los más populares/eficaces/demandados en la actualidad.

¿En qué consiste la gestión de tareas?

Una de las cuestiones más relevantes para definir la gestión de tareas es entender que no se trata de un simple listado. Hablamos de un proceso en el que las acciones se siguen de principio a fin, asignando a cada equipo sus funciones correspondientes para cualquier proyecto, detallando las fechas de entrega e incluyendo, si es posible , elementos que faciliten el desarrollo del trabajo. Teniendo esto en cuenta, ¿qué factores debe cumplir una herramienta de este tipo?

Aspectos imprescindibles en una herramienta de gestión de tareas

funcionalidades de herramientas son muy diversas, por la saturación del mercado en este ámbito. Sin embargo, es relativamente sencillo identificar cuáles son los aspectos y los elementos imprescindibles para que un software dedicado a la gestión de tareas cumpla a la perfección con su cometido:

  • Aplicación móvil, preferiblemente para cualquier sistema operativo, que permita acceder a la herramienta desde cualquier lugar.
  • Opción de sistematizar las tareas y controlarlas, automatizando pequeñas acciones dentro de la herramienta.
  • Diferentes alternativas de visualización para ofrecer una mayor adaptabilidad a los equipos de trabajo.
  • Simplicidad de uso, de modo que resulte intuitiva y facilite el manejo a los usuarios, ya que una de sus finalidades es incrementar la eficiencia.
  • Registro y gestión del tiempo dedicado a cada acción, de modo que se establezca una organización de tareas coherente.
  • Notificaciones automáticas que mantengan informados a todos los miembros del equipo con respecto a sus tareas.

Las herramientas más utilizadas para gestión de tareas

Más allá de la inmensa variedad que podemos encontrar en el mercado, hay una serie de herramientas para la gestión de tareas que se han convertido en las más utilizadas.. Todas ellas cumplen con la mayoría de los aspectos indicados anteriormente, algo que se explica a la perfección teniendo en cuenta la esencia de estas aplicaciones: facilitar el trabajo, tanto a nivel individual como en equipos y departamentos.

Trello

Trello es una de las herramientas de gestión de tareas más intuitivas que podemos encontrar en el mercado. Un tablero compuesto de diversas columnas en las que se ubican tarjetas con cada tarea, las cuales se arrastran de una columna a otra variando así el momento del proceso en el que se encuentran. Ofrece app para Android e iOS y permite la automatización de diversas acciones, lo que la hace perfecta para el trabajo en equipo.

Todoist

Todoist es, probablemente, la herramienta de gestión de tareas más similar a un listado que verás en esta clasificación. También se encuentra en iOS y Android y facilita notablemente el monitoreo de proyectos, en los que podemos indicar prioridades y diferenciar entre tareas y subtareas asignadas a cada miembro del equipo. Uno de los aspectos más destacables de este programa es la gamificación, que impulsa la motivación de los empleados.

 

Microsoft to do

Otra opción que podemos encontrar en todo tipo de navegadores y sistemas operativos es Microsoft to do. Una herramienta de gestión de tareas que permite la planificación y la administración de las mismas de manera visual, además de ofrecer la posibilidad de generar recordatorios. Como punto a favor, si trabajas con Microsoft Office 365, es posible integrar la aplicación con documentos generados en este software.

 

Asana

Disponible como herramienta para Windows, Android e iOS, Asana es una de las alternativas más recurrentes entre los programas de gestión de tareas. Ofrece la posibilidad de generar flujos de trabajo que pueden monitorearse detalladamente, lo que ha propiciado que su posicionamiento como una de las opciones más buscadas por parte de los jefes de equipo.

 

Omnifocus

Cuando se trata de abordar la organización de grandes equipos de trabajo, Omnifocus es una de las mejores herramientas para la gestión de tareas. Presenta una condición y es que sólo está presente en web y como aplicación para iOS, pero no como software en Windows o Android. Su enfoque minimalista y su gran variedad de herramientas, que incluyen la posibilidad de compartir archivos de voz y de imagen, la convierten en una gran opción.

¿Hasta qué punto es necesario implantar una herramienta de gestión de tareas?

Si la gestión de tareas en un equipo de trabajo funciona a la perfección, a priori no sería necesario recurrir a ninguna herramienta de este tipo. Sin embargo, en la mayoría de casos es posible optimizar los procesos, y esto es mucho más sencillo cuando se utiliza una herramienta en común, accesible para todos los miembros y con algunas automatizaciones para facilitar su trabajo.

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