¿En qué consiste la gestión de pedidos y de qué fases se compone?

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Al mismo tiempo, la gestión de pedidos tiene otros objetivos, como el incremento de la eficiencia en su preparación o el ahorro de costes a lo largo del proceso. De hecho, se trata de una acción que, de un modo u otro, se desarrolla en todas las empresas pese a que no siempre se planifica. Para optimizar esta tarea es importante conocerla en profundidad y entender todas sus fases.

¿En qué consiste la gestión de pedidos?

El proceso de gestión de pedidos arranca incluso antes de que se efectúe una venta y finaliza más allá de la entrega del producto. Así pues, hablamos de una acción en la que se incluyen diversos aspectos y todos los departamentos de una organización, pues implica aspectos como el registro de una venta, la preparación del producto, su envío, su seguimiento y la posterior atención al cliente.

La relevancia de este tipo de procesos en un negocio se incrementa exponencialmente cuanto mayor es su volumen de ventas. De hecho, la automatización del sistema de gestión de pedidos resulta imprescindible para muchas empresas, ya que de lo contrario resultaría imposible procesar cada pedido adecuadamente. Pero, ¿qué fases podemos encontrar habitualmente en este proceso?

Fases del proceso de gestión de pedidos

Como indicamos, la gestión de pedidos es un proceso unificado que podemos dividir en distintas fases para entender el recorrido que debe estar presente en cualquier venta. Desde los momentos previos hasta la atención posterior, donde el servicio terminará más tarde o más temprano en función de la satisfacción del cliente. Veamos qué cuestiones debemos tener en cuenta en cada una de estas fases.

La preparación en la gestión de pedidos

La anticipación es una característica imprescindible en los negocios, ya que supone una mayor eficiencia a la hora de atender una venta y se traduce en una mayor satisfacción por parte del cliente. Bajo este pretexto, hay algunos aspectos que forman parte de la gestión de pedidos y deben tenerse en cuenta  por adelantado:

  • Las políticas de ventas con respecto al pago, el envío y la posible devolución de los pedidos.
  • La información al cliente de todos estos aspectos y de todas las características del producto.
  • Los acuerdos con las empresas de envío con el fin de agilizar el proceso de entrega.

El procesamiento de la venta en la gestión de pedidos

Cuando se da la venta de un pedido, el sistema de almacenamiento de la organización ejerce un papel fundamental en el proceso de gestión de pedidos. Además, cuestiones como el control de inventarios y la gestión de stock también se enlazan con estas acciones para cumplir con los objetivos de venta. Éstos son los factores fundamentales en la fase del proceso en la que nos encontramos:

  • Debemos tener en cuenta la gestión del stock para poder dar respuesta a los pedidos del cliente.
  • La preparación de los pedidos en almacén debe estar totalmente sistematizada para resultar eficiente.
  • Para ello, es imprescindible inventariar los productos y organizarlos de modo que se agilice el proceso.

La fase de ventas en la gestión de pedidos

La fase de ventas es el núcleo central en la gestión de pedidos. Este proceso depende del resto de fases para llevarse a cabo adecuadamente, por ello se recomienda  contar con algún software específico que conecte cada una de las fases y permite trabajar en la venta desde todos los departamentos implicados en la misma.

La identificación del cliente y su historial en la organización, su información de contacto o preferencias, son algunos de los datos que debería albergar un ERP destinado a la gestión de pedidos en el momento de la venta. También es importante que incluya cuestiones como el inventario de productos y el seguimiento del envío, además de ser accesible para todos los empleados que formen parte del proceso.

El servicio postventa en la gestión de pedidos

Finalmente, lejos de terminar cuando se entrega un producto, la gestión de pedidos continúa en el servicio postventa. Teniendo en cuenta la posibilidad de cambio o devolución del producto, los servicios de atención al cliente y cualquier incidencia posterior, el software de gestión vuelve a resultar imprescindible en este proceso, donde el seguimiento del pedido es la clave principal.

Las claves de la gestión de pedidos en una organización

Si atendemos a las citadas fases del proceso de gestión de pedidos, podemos destacar algunas claves esenciales para su correcto funcionamiento. La automatización de estas tareas a través de una herramienta que agrupe a todos los implicados, el seguimiento de los pedidos y una planificación adecuada de esta tarea son algunos de los factores más relevantes en el éxito de ventas de cualquier negocio.

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