Uno de los aspectos que pueden resultar más tediosos y complicados en el día a día de los procesos productivos de un negocio es la gestión de inventarios. En este marco, la digitalización industrial y los avances tecnológicos han permitido que esta tarea se simplifique cada vez más y conlleve menos esfuerzos, menos personal y una menor inversión. Sin embargo, se trata de una cuestión que cada vez tiene mayor relevancia, dada la globalización de las marcas gracias a la venta online.
En este artículo te explicamos la importancia de la gestión de inventarios, te hablamos de las distintas opciones y tipologías que se pueden llevar a cabo, te explicamos cómo implementarlo en un negocio y, por último, te mostramos algunos de los softwares más utilizados a estos efectos. Se trata de una necesidad, pero lo mejor es simplificarla y optimizarla al máximo.
¿Por qué es importante la gestión de inventarios?
Cuando nos dedicamos a la producción y venta de productos -independientemente de si su destino se encuentra en otro negocio o en el cliente final-, trabajamos con elementos físicos que necesitamos ubicar en algún punto. En este sentido, la organización es un factor totalmente determinante para responder adecuadamente a todos los pedidos y necesidades del comprador.
Mantener el orden con una gestión de inventarios bien planificada supone el ahorro de costes, reducción de tiempos y eficiencia en el trabajo de los empleados. De lo contrario, desaparecerán productos, los plazos de entrega al cliente se incrementarán y probablemente se requiera aumentar la plantilla dedicada a estas tareas.
¿Cómo llevar a cabo la gestión de inventarios?
Para planificar la gestión de inventarios también es necesario seguir un orden, ya que no es posible llevarla a cabo correctamente si no se siguen determinados pasos. En primer lugar, se trata de identificar el conjunto de los elementos que se desea inventariar, para acto seguido buscar su ubicación y definir los equipos de trabajo que se dedicarán a gestionarlos.
Finalmente, se requiere llevar a cabo un registro de cada uno de los productos para tenerlos localizados en todo momento y poder acceder a ellos en el menor tiempo posible y de forma eficaz.
Tipos de gestión de inventarios
En realidad, mientras se cumplan determinados parámetros de orden, registro y accesibilidad, cualquier tipo de gestión de inventarios puede ser positiva. De hecho, la mejor opción siempre va a ser desarrollar esta tarea de forma personalizada y ajustándose a las necesidades de cada empresa en cuestión.
A continuación, detallamos las tipologías que se emplean con mayor frecuencia:
Sistema ABC
El denominado sistema ABC para la gestión de inventarios es el más sencillo, pero suele funcionar a la perfección, por norma general. Se trata de darle una identificación a cada producto, denominarlos de algún modo que facilite la memorización -sobre todo cuando se trata de elementos similares entre sí-, y organizar el conjunto de productos alfabéticamente para garantizar que se puedan encontrar en el menor tiempo posible.
Gestión de inventarios periódica
La gestión de inventarios realizada de manera periódica se trata de organizar los productos por espacios temporales, por lo general cuando lo determinen las cuestiones financieras del negocio. En este caso hablamos de un sistema que facilita el aspecto contable, pero dificulta de algún modo la organización de elementos, ya que delimitarlos por fechas puede llevar a equívocos.
Gestión de inventarios por radiofrecuencia
La gestión de inventarios por radiofrecuencia es una de las muestras de la llegada de la tecnología a este ámbito. Se trata de tener registrados los productos mediante un número de serie que se identifica desde un sistema, a través del que se indica la ubicación exacta del producto que se requiere en cada momento. Actualmente es una de las alternativas más recurrentes en grandes, pequeñas y medianas empresas.
Gestión por códigos de barras
La gestión de inventarios por códigos de barras es muy similar a la anterior, con la salvedad de que el número de serie otorgado exclusivamente para la organización de los productos, pasa a ser el código de barras a través del cual se gestionan otros parámetros, incluyendo trazabilidad y precios, entre otras cosas.
Softwares de gestión de inventarios
Más allá de las decisiones acerca de cómo organizar los productos en un almacén, la gestión de inventarios se rige, actualmente, por las tecnologías que se emplean para optimizarlos. Son innumerables los softwares dedicados a este ámbito, por lo que hemos decidido hacer una selección de los más utilizados para poder mostrártelos:
- TradeGecko
- ABC Inventory
- Holded
- Alegra
- Odoo Inventory
Algunos de ellos son gratuitos, otros son de pago y otros ofrecen un sistema freemium o escalable. En cualquier caso, si te estás planteando recurrir a un software de gestión de inventarios, es interesante profundizar en todas las opciones, ya que en algunos casos ofrecen más herramientas al mismo tiempo y una inversión a este respecto podría significar un ahorro en otros ámbitos.
