Qué es la gestión de aprovisionamiento y cómo llevarla a cabo

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Si hay algo que no puede faltar en cualquier organización son los elementos clave para el desarrollo de su cadena de producción. Desde las materias primas, hasta los productos para el envasado, pasando por las herramientas que se utilizan en la producción. Todo ello  debe estar perfectamente medido para que la cadena no se rompa. Aquí es donde aparece la gestión de aprovisionamiento, un aspecto imprescindible para cualquier empresa.

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Se trata de una tarea que suele llevarse a cabo desde el departamento de compras de un negocio, ya que hablamos de mantener un contacto directo con los proveedores. Ahora bien, la gestión de aprovisionamiento va mucho más allá de la adquisición del stock básico, ya que se sustenta también en otras cuestiones como la gestión del inventario o de los almacenes.

¿En qué consiste la gestión de aprovisionamiento?

Para entender en qué consiste exactamente la gestión del aprovisionamiento debemos centrarnos en el stock requerido por una empresa en el desarrollo de su cadena productiva. Esto es algo que influye en aspectos tan importantes como el suministro de materias primas -que se traduce en la posibilidad de ofrecer el servicio adecuado a los clientes- y la economía de la organización, por lo que resulta esencial establecer un stock mínimo y máximo para operar según las necesidades de un negocio.

Por lo general, desde el departamento de compras se encargan de estudiar los procesos y establecer unas necesidades antes de llegar a un acuerdo con los proveedores. En este sentido, se pactan envíos periódicos para cada materia prima que se requiere. A partir de aquí, el proceso de gestión de aprovisionamiento continúa con su organización logística en el interior de las instalaciones de la empresa. Pero, ¿cómo se lleva a cabo?

Cómo llevar a cabo la gestión de aprovisionamiento

También conocida como procurement management por su término en  inglés, la gestión de aprovisionamiento se desarrolla fundamentalmente sobre tres aspectos clave, de modo que se pueda garantizar con éxito el cumplimiento de los objetivos de la organización a este respecto:

  • La gestión de las compras, ya mencionada, parte del análisis de las necesidades del negocio y de la compra de los materiales y suministros necesarios para el desarrollo de la cadena productiva, siempre en las cantidades adecuadas.
  • Por último, la gestión de los almacenes prevé el almacenaje de las materias primas recibidas y su correcta ubicación, registrada en todo momento para permitir la gestión y la accesibilidad de las mismas.

Modos de llevar a cabo la gestión de aprovisionamiento

Aunque, como decimos, es algo esencial para cualquier organización, la gestión de aprovisionamiento puede llevarse a cabo de diferentes formas. Dependiendo de las necesidades de la empresa, el departamento de compras va a realizar esta tarea de un modo u otro, aunque existen tres posibilidades diferentes aplicables prácticamente a cualquier modelo de negocio. Veamos cuáles son.

Mantenimiento

La gestión de aprovisionamiento basada en el mantenimiento supone la existencia permanente de un stock de seguridad que permita trabajar siempre de cara a las posibles ventas que se realicen. Es una de las opciones más recurrentes, ya que permite una producción continuada sin roturas en la cadena, aunque precisa de grandes costes en el almacenaje de materias primas.

Sincronización

Precisamente con el fin de ahorrar en estos costes de almacén aparece otra opción: la gestión de aprovisionamiento sincronizada. En este caso, se plantea un estudio de ventas para pactar con los proveedores el envío sistemático de materia prima cada cierto tiempo. Eso sí, los picos de ventas inesperados o la disminución de la productividad por cualquier motivo podrían generar graves problemas en este sistema.

Esporádica

Por último, una gestión de aprovisionamiento esporádica se basa en la adquisición de materias primas únicamente cuando éstas son necesarias. El gasto en logística y almacenaje es nulo, pero un problema con un proveedor o una rotura en la cadena pueden resultar devastadores en la relación con los clientes.

La importancia de la gestión de aprovisionamiento en tu negocio

Independientemente de la metodología escogida para operar, ha quedado patente la necesidad de recurrir a la gestión de aprovisionamiento para cualquier negocio, ya que de lo contrario la supervivencia del mismo se vería en peligro.

En este sentido, los excesos de materia prima pueden derivar en problemas económicos y de espacio, mientras que el defecto de elementos necesarios para la producción comprometería las ventas de la organización. Precisamente para evitar este tipo de problemas es imprescindible la gestión de aprovisionamiento.

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