En el ámbito contable de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), uno de los aspectos que suele generar incertidumbre son los pagos aplazados. La tarea de contabilizar facturas pendientes de recibir puede resultar compleja en ocasiones, lo que puede dar lugar a problemas al intentar comprender la situación financiera real de la organización.
Al presentar las cuentas anuales, uno de los registros esenciales que debe realizarse es el de los pasivos de la empresa. No obstante, los datos reales y sobre los movimientos de una pyme deben mantenerse actualizados constantemente, de modo que sea posible entender el estado contable de la organización en tiempo real.
¿Por qué conviene contabilizar facturas pendientes de recibir?
La correcta contabilización de facturas pendientes de recibir es esencial por diversas razones. Los gastos y pagos deben quedar debidamente registrados en los documentos contables de la empresa, lo que requiere evidencia documental. Aquí es donde entra en juego la necesidad de contabilizar estas facturas pendientes. Aunque se trate de pagos ya contabilizados, puede que las facturas aún no estén registradas.
Cuando quedan facturas pendientes de recibir sin registro, el balance contable puede verse afectado negativamente. Esto se debe a que existiría un pago realizado que no estaría respaldado por una factura correspondiente. Ante esta situación, surge la pregunta: ¿cómo abordar la contabilidad de la empresa para evitar desequilibrios en estos casos?
¿Qué conocemos como facturas pendientes de recibir?
Lo primero que conviene entender es a qué llamamos facturas pendientes de recibir y cómo se pueden contabilizar para que no haya un desequilibrio en los balances. Esto va más allá de las necesidades documentales y contables de la organización, ya que también involucra aspectos legales que deben ser atendidos adecuadamente.
La normativa que regula este tema está establecida en el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, conocido como el "Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas" o "Plan General de Contabilidad de Pymes".
¿Qué son las facturas pendientes de recibir?
En ocasiones, a pesar de haber realizado un pago puntual, el proveedor no emite la factura de inmediato. Esto puede deberse a problemas internos o a cuestiones administrativas. Cuando ocurre esto, nos encontramos ante facturas pendientes de recibir. En este caso, se trata de un pago efectuado sin registro correspondiente. Esta situación imposibilita conocer los datos contables precisos en ese momento y, por ende, dificulta la utilización interna del documento y su presentación ante organismos oficiales.
Sin embargo, existe una solución con el fin de evitar estos desajustes a la hora de contabilizar las facturas pendientes de recibir. Al contabilizar las facturas pendientes de recibir, se mantiene actualizado el registro contable de la empresa. De esta manera, se puede evaluar la situación financiera en tiempo real y cumplir con las exigencias de declaraciones y registros legales.
¿Cómo contabilizar las facturas pendientes de recibir?
Todo lo referido a la contabilización en pequeñas y medianas empresas se encuentra registrado en el Plan General de Contabilidad de Pymes, donde se determina la manera de contabilizar las facturas pendientes de recibir. Siguiendo las instrucciones que explicamos a continuación, es posible evitar problemas derivados de este tipo de situaciones.
Para poder efectuar el reflejo contable de las operaciones de una pyme, se detalla una categorización por tipo de “movimiento”. Por ejemplo: hay operaciones que indican un ingreso de dinero -un movimiento- y, a la vez, un egreso de mercadería y del valor monetario que significa -ambos movimientos generados por una venta-.
Si se realiza un pago y no hay una factura que lo avale, ese equilibrio necesario que refleja la realidad contable de la pyme, no se logra. ¿Qué sucede durante el tiempo entre la realización del pago y la recepción de la factura a nivel de registros contables?
La cuenta 4009 para contabilizar facturas pendientes de recibir
Ahí es cuando toma lugar la cuenta 4009 -ver “Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales”, en el Plan General de Contabilidad de Pymes-, denominada “Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar”. Se trata, de hecho, de una regulación específicamente establecida a este respecto dentro de la normativa general.
Hasta el momento en el que llega la factura e impacta en los registros, esta cuenta ocupa ese lugar, demostrando que el dinero del pago que ha sido efectuado tiene su correspondiente factura, aunque aún no ha sido recibida. Al contabilizar las facturas pendientes de recibir de este modo, es posible llevar a cabo un registro interno actualizado de las cuentas de la empresa, lo que repercute también en la documentación externa de la misma.
En definitiva, para evitar un desajuste o un registro poco real o actualizado de las operaciones de una pyme es conveniente saber cómo contabilizar facturas pendientes de recibir. Recurriendo para ello a la cuenta 4009: “Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar” se logra el equilibrio necesario en los registros contables.
Este tipo de situaciones que pueden suceder en la realidad diaria de una pequeña o mediana empresa tienen su nombre y número de cuenta, establecidos en el Plan General y es a ello a lo que se deben atenerse las pymes para no incurrir en ilegalidades.
La importancia de contabilizar facturas pendientes de recibir
Como hemos podido ver, las facturas pendientes de recibir pueden generar dos tipos de problemas en una organización. Por un lado, nos encontramos con el principal inconveniente: registros contables desactualizados y poco realistas como consecuencia de pagos realizados sin documentar. Por otra parte, si se requiere la presentación de documentos en una declaración, no sería posible llevarla a cabo sin los pertinentes registros.
Para evitar estas dificultades y las posibilidades de un desenlace negativo a estos efectos, resulta imprescindible contabilizar facturas pendientes de recibir. Pese a que sea un proceso no demasiado conocido, una vez que comienza a formar parte de las dinámicas habituales en el área de contabilidad facilita considerablemente el trabajo a este respecto.
