Facturas pendientes de recibir: ¿qué son y cómo contabilizarlas?

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En el momento de presentar las cuentas anuales, uno de los registros que se debe realizar es el de los pasivos de la empresa. Sin embargo, no es el único momento en el que se necesita  tener los datos reales y actualizados sobre los movimientos de una pyme, sino que se trata de una cuestión que se debe mantener actualizada (en tiempo real) para que siempre se pueda comprender el estado contable de la misma.

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Es por eso que los gastos y pagos deben ser correctamente registrados y, para eso, se necesitan los comprobantes. 

Lo que sucede en caso contrario, cuando quedan facturas pendientes de recibir que no tienen ningún tipo de registro, es que no se llega al balance correcto ya que habría un pago realizado que no tiene factura relacionada.

Entonces, ¿a qué llamamos “facturas pendientes de recibir”?, ¿cómo se pueden contabilizar para que no haya un desequilibrio en los balances? Existe una legislación por la que regirse y que es el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, también llamado “Plan General de Contabilidad de Pymes”.

Aquí se explican los puntos principales:

¿Qué son y cuándo sucede que quedan facturas pendientes de recibir?

Existen casos en los que, aún cuando se realiza el pago en tiempo y forma, el proveedor no envía la factura en el momento. Puede ser por problemas internos o por cuestiones de organización administrativa.

Es entonces cuando no existe un registro que demuestre en qué se ha gastado ese dinero, y eso hace que no se pueda representar exactamente lo existente en el momento. Esas facturas inexistentes que no han sido registradas, son las que se denominan “facturas pendientes de recibir”.

No obstante, para evitar el desajuste, existen maneras de contabilizar esas facturas:

¿Cómo contabilizar las facturas pendientes de recibir?

Todo lo referido a la contabilización en Pymes se encuentra registrado en el Plan General de Contabilidad de Pymes, y es a partir del mismo que se determina la manera de contabilizar las facturas pendientes:

Para poder efectuar el reflejo contable de las operaciones de una pyme, se detalla una categorización por tipo de “movimiento”. Por ejemplo: hay operaciones que indican un ingreso de dinero (un movimiento) y, a la vez, un egreso de mercadería y del valor monetario que significa (ambos movimientos generados por una venta).

Si se realiza un pago y no hay una factura que lo avale, ese equilibrio necesario que refleja la realidad contable de la pyme, no se logra. ¿Qué sucede durante el tiempo entre la realización del pago y la recepción de la factura a nivel de registros contables?

Ahí es cuando toma lugar la cuenta 4009 (ver “Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales”, en el Plan General mencionado antes), denominada: 

Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar”.

Hasta el momento en el que llega la factura e impacta en los registros, esta cuenta ocupa ese lugar, demostrando que el dinero del pago que ha sido efectuado tiene su correspondiente factura, aunque aún no ha sido recibida.

Conclusión:

En resumen, para evitar un desajuste o un registro poco real o actualizado de las operaciones de una pyme, se utiliza la cuenta 4009: “Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar”. De esta manera se logra el equilibrio necesario en los registros contables. Este tipo de situaciones que pueden suceder en la realidad diaria de una pequeña o mediana empresa tienen su nombre y número de cuenta, establecidos en el Plan General y es a ello a lo que se atienen las pymes.

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