El proceso de facturación en una pyme es una tarea que se debe realizar al menos una vez al mes, para conseguir los recursos necesarios con los que la empresa realiza su actividad.
Por otra parte, la digitalización de los procesos de muchas empresas de pequeño o mediano tamaño han ayudado a mejorar el proceso de facturación y han permitido que las empresas sean más dinámicas, productivas y eficientes.
En este artículo, analizaremos en qué consiste la factura y cuáles son sus elementos esenciales. Además, aportamos algunas recomendaciones que se deben cumplir para realizar el proceso de facturación.
¿En qué consiste una factura?
Todas las operaciones que se realizan de compraventa cuentan con una factura que refleja el registro de la operación y los datos esenciales de la misma.
La factura es una parte importante de la empresa, ya que ofrece información sobre su actividad, tanto de compras como de ventas realizadas.
Los elementos esenciales que debe tener una factura son los siguientes:
- Razón social o nombre y apellidos del que emite o recepciona la factura.
- Número de identificador fiscal (NIF) del que emite o recepciona la factura. En el caso de las personas físicas, se pone el DNI y en el caso de empresa se debe poner el CIF.
- La fecha de factura, es decir, cuando se realiza la factura.
- Número o serie de la factura.
- Conceptos que describen el hecho de la factura con el importe correspondiente.
- Impuestos correspondientes a la factura, como sería el Impuesto del Valor Añadido (IVA), la retención para profesionales (IRPF) o el recargo de equivalencia, según corresponda la situación profesional o de la empresa.
La factura es un documento de obligación legal y, por tanto, tiene una repercusión jurídica. La principal implicación jurídica es la obligación del pago de la factura. La facturación de las pymes se puede llevar a cabo a través de la facturación electrónica que se apoya en su realización en softwares contables.
La facturación electrónica permite realizar facturas de forma personalizada, realizar una programación para emitir las facturas y así conseguir hacer más ágil el proceso de facturación de la empresa.
Recomendaciones para la facturación de las pymes
Para realizar el proceso de facturación en las pymes se deben tener en cuenta ciertos aspectos:
| RECOMENDACIÓN | DESCRIPCIÓN |
| Realizar la planificación de la facturación | Se debe marcar un día para realizar la emisión de la facturación de la empresa y así la empresa puede planificar su tesorería. |
| Comprobación del proceso de facturación | La empresa debe realizar el proceso de revisión para ver cualquier tipo de error que se haya producido, y realizar rectificación de toda aquella información que no sea correcta. |
| Automatización del proceso de facturación | La empresa debe gestionar la facturación a través de un software especializado para realizar de forma automatizada el proceso de facturación. |
| Realizar el proceso de control de las facturas | Es necesario realizar un proceso de control de todas las facturas que se han emitido pendientes de cobro y las facturas que se han recibido que están pendientes de pago. |
| Control del registro de facturas | Es importante poder llevar un control de las facturas que se han emitido por parte de la empresa, ya que si no se ha emitido alguna factura, el cliente de la empresa no realizará el pago. |
| Proceso de envío digitalizado de la factura | Debe realizarse el proceso de envío de las facturas en un formato que no se pueda modificar. El formato más utilizado para eso es el PDF. |
En conclusión, el proceso de emisión de las facturas debe ser un procedimiento asumido por parte de la pyme y no se debe convertir en un procedimiento farragoso. Aunque puede ser un proceso complejo, actualmente los software de gestión realizan todo el proceso y ayudan a simplificar bastante la tarea de facturar.
