Facturación electrónica: ¿qué es y cómo llevarla a cabo?

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¿Conoces la facturación electrónica? ¿Qué es lo que la diferencia de la tradicional? Hablamos de un documento cuya función consiste en sustentar cualquier operación comercial, pero que a la hora de plasmarse también ha evolucionado a través de la tecnología. En apenas unas décadas hemos pasado del papel impreso, a la creación de documentos digitales que presentan todos los datos necesarios.

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De hecho, la facturación en papel está quedando prácticamente obsoleta mientras, la facturación electrónica se está convirtiendo en la opción más habitual para todo tipo de transacciones. No obstante, todavía quedan empresas que siguen mayoritariamente una metodología tradicional, por eso es importante resolver ciertas dudas al respecto, explicando las características principales del formato digital o cómo aplicarlo.

¿Qué es la facturación electrónica?

Cuando hablamos de facturación electrónica, debemos indicar que no son muchas las diferencias que encontramos frente al documento tradicional, más allá del propio formato. Se trata igualmente de registrar una transacción económica entre dos partes, reflejando el importe del producto o servicio comercializado y los impuestos que cada país establece sobre ellos.

Como ocurre en las facturas tradicionales, este documento implica una serie de obligaciones, tanto para la entidad emisora como para la receptora. Pero, entonces, en el caso de la facturación electrónica, ¿qué es lo que la diferencia de los registros transaccionales impresos? La automatización de los procesos, la simplificación en su creación y envío o la reducción de errores en los documentos. En resumen, una adaptación a las nuevas tecnologías que siempre resulta beneficiosa.

Características exigibles en la factura electrónica

Para comprender qué características son exigibles en una factura electrónica en nuestro país, basta con acceder al Real Decreto 1619/2012, en el que se especifica  toda la normativa legal referente a la generación de facturas. Independientemente de su formato, el documento debe presentar una serie de características, si bien pueden variar a la hora de certificarse en el caso de la facturación electrónica:

  • Integridad del contenido del documento, lo que confirma que la factura no ha sido modificada, lo que se puede garantizar mediante controles de gestión, intercambio electrónico de datos EDI o firma electrónica.
  • Autenticidad del origen de la factura, certificando la identidad del emisor a través de los medios mencionados anteriormente.
  • Legibilidad de la factura, cuya función recae -a diferencia de los formatos tradicionales- en el programa informático utilizado.

Facturación electrónica: ¿qué es lo que debe reflejar?

Nuevamente nos encontramos ante instrucciones que resultan válidas tanto en la facturación electrónica como en la tradicional. No obstante, nunca está de más recordar que en ambos casos el documento debe presentar datos como la fecha de emisión y de vencimiento, los datos del emisor y el receptor, el número, uso y tipo de factura, el concepto y su descripción, los importes e impuestos, y el método de pago, entre otros.

Tipos de formato en la facturación electrónica

Dejando a un lado los documentos tradicionales, es posible identificar dos tipos de formatos diferenciados en la facturación electrónica. ¿Qué es lo que diferencia a uno del otro? En ambos casos hablamos de registros totalmente legales y que pueden transmitirse a través de medios digitales; la única distinción la encontramos en la posibilidad de darle un tratamiento automatizado al archivo o no.

Formatos no estructurados

La facturación electrónica en formatos no estructurados es la más tradicional -y por el momento la más frecuente- dentro de los documentos digitalizados. Se trata de archivos que requieren del trabajo humano a la hora de ser procesados, ya que no pueden gestionarse por sí solos. Hablamos, por ejemplo, del formato PDF o, simplemente, de un registro en papel escaneado.

Formatos estructurados

Por otro lado podemos encontrar los formatos estructurados en la facturación electrónica, que utilizan un lenguaje XML que permite la automatización completa del documento. Este tipo de registros se generan, se envían, se gestionan y se abonan automáticamente a través de los sistemas informáticos que el emisor y el receptor de la factura manejan en sus respectivas organizaciones.

Por qué evolucionar hacia la facturación electrónica

Cuanto mayor sea la automatización, más beneficios podemos encontrar en la facturación electrónica, que es una muestra más del aumento de la eficiencia en las organizaciones gracias a la tecnología. Esta optimización, que influye en cada detalle, puede marcar la diferencia en cuestiones de compatibilidad con el cliente y su satisfacción, en el coste de los procesos o en la limitación de los errores humanos y sus posibles consecuencias.

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