¿Qué es una factura proforma?

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Durante el desarrollo de las actividades de una empresa, es habitual tener que hacer facturas proforma. Se trata de un documento similar al de una factura temporal donde se exponen las condiciones de venta de una operación que se concretará en el futuro. En la práctica, se trata de un documento informativo con el que los clientes podrán conocer los costes y descripciones de una compra antes de formalizarla. 

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Revisamos algunas consideraciones sobre las facturas proforma para que conozcas su función y los supuestos en los que se emiten.

Características de las facturas proforma

Entre las cuestiones que hay que tener presentes en el momento de realizar facturas proforma están:

  • Su finalidad es esencialmente descriptiva, pues no se liquidan ni asientan en los libros contables y tampoco tienen repercusión fiscal. Sin embargo, es posible llevar un control de las facturas proforma emitidas, las cuales van identificadas como tal y tienen una numeración independiente.
  • El contenido debe ser igual al de una factura ordinaria. Esto incluye el nombre y la  información fiscal de la empresa y el cliente, la descripción de los productos o servicios contemplados, el número de unidades, precio, impuestos y cualquier otro dato que se considere oportuno.
  • Hay un compromiso entre las partes para cerrar la operación y una aceptación del precio indicado. Aquí radica su principal diferencia frente a un presupuesto, el cual funciona sólo como una propuesta y no necesariamente conlleva a un acuerdo.
  • Pueden servir como un documento de confirmación para evitar errores en los datos y/o condiciones de las operaciones. Esto es muy útil porque las facturas comerciales no se pueden modificar después de ser enviadas y es necesario hacer una factura rectificativa, lo que supone un proceso más complejo.

¿Cuándo emitir una factura proforma?

Por ser un documento sin validez fiscal, muchas veces surgen dudas sobre el uso de una factura proforma. Sin embargo, hay ciertas circunstancias en las que es necesario utilizarlas:

  • Operaciones internacionales: Sirven para justificar el paso por aduanas de mercancías destinadas a la exportación, como una forma de declarar su valor. También se usan si se hacen donaciones o regalos hacia personas o empresas ubicadas en terceros países. De la misma forma, si se despachan muestras o productos sin ningún valor comercial, actúan como comprobante de la transacción, para que el receptor demuestre la legitimidad del encargo.
  • Solicitud de préstamos o subvenciones: En caso de buscar financiación externa, la factura proforma puede servir como comprobante de la intención de adquirir algún bien material. Es por ello que los bancos e instituciones suelen solicitarla antes de otorgar cualquier crédito destinado a compras.
  • Operaciones pendientes de ejecución: Funcionan para acreditar transacciones que se han acordado realizar en un futuro, aunque aún no se haya hecho ningún pago ni entregado el producto o servicio.

Las facturas proforma son un documento emitido por empresas y autónomos y están incluidas en la mayor parte de los programas de contabilidad. A pesar de no tener la validez legal de las facturas convencionales, son una herramienta útil para gestionar relaciones con clientes. Por esta razón, es importante conocer sus características y las condiciones de emisión para así poder usarlas de forma correcta.

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