La búsqueda constante del aumento de la eficiencia por parte de las empresas ha dado lugar al desarrollo de diversas estrategias con este fin. Una de las más utilizadas en la actualidad es la estandarización de procesos, cuyo principal objetivo reside en la optimización de recursos y el incremento de la productividad. Bien llevada a cabo, puede suponer un factor diferencial para la competitividad de una organización.
Para sacarle el máximo partido conviene conocer en qué consiste, cuáles son sus ventajas y, sobre todo, entender cómo implementarla en una organización. Además, existen diversas metodologías en la estandarización de procesos, ya que no todos los sistemas resultan igual de útiles para cualquier organización. Así pues, ¿cómo podemos implementar o mejorar la estandarización de procesos en una empresa?
¿Qué es la estandarización de procesos?
La estandarización de procesos consiste en el desarrollo de protocolos y la implementación de un conjunto de prácticas con el fin de unificar la producción. Se aplica en todas las áreas de una empresa y permite simplificar los procedimientos, que siguen siempre un mismo patrón, así como analizar y monitorear el desempeño de los empleados y el resto de recursos. De este modo, también se agilizan los mecanismos de mejora continua.
Diferencias entre normalización y estandarización de procesos
En el ámbito organizacional es habitual confundir los conceptos de normalización y estandarización, ya que en ambos casos hablamos de términos relacionados con la calidad y la eficiencia productiva. Sin embargo, pese a ser cuestiones complementarias, presentan objetivos y aplicaciones diferentes en el seno de las empresas.
Mientras la normalización trata de establecer una serie de normativas y requisitos técnicos que garantizan una interacción adecuada entre diferentes secciones de la cadena productiva, la estandarización consiste en implementar procedimientos comunes para el desarrollo de cada paso en la cadena productiva.
Hablamos pues, de un resultado externo en el caso de la normalización, donde se busca la calidad del producto final, y de la optimización a la hora de desarrollar este producto mediante estrategias unificadas y más eficientes, lo que corresponde a la estandarización.
¿Cómo llevar a cabo la estandarización de procesos en una empresa?
Cuando se trata de implementar la estandarización de procesos, es importante seguir unas directrices que garanticen su efectividad y su sostenibilidad a largo plazo. Para ello, conviene abordar un trabajo de análisis, identificación y planificación, además de tener en cuenta ciertos aspectos en el momento de ejecutar la estrategia y, por supuesto, monitorear su aplicación en el día a día. Veamos cuáles son los pasos imprescindibles para obtener buenos resultados.
1. Análisis e identificación de posibles mejoras
Determinar los procesos que se deben estandarizar es fundamental para el desarrollo del resto de la estrategia. En este recorrido no es recomendable dejar nada al azar, por lo que conviene realizar un profundo estudio de cada uno de los procesos, e identificar en qué se puede mejorar y cómo hacerlo. Para ello es importante que colaboren todos los miembros implicados en el área de la empresa en cuestión.
2. Planificación de la estandarización de procesos
Cuando están claros los campos de acción, es momento de diseñar una estrategia que permita implantar la estandarización. Es fundamental determinar los objetivos con claridad, marcar plazos y atribuir responsabilidades a quienes van a formar parte del proceso, además de comunicarlo a todos los implicados.
3. Ejecución de la estrategia y formación de los empleados
Por lo general, la implantación de la estandarización de procesos en una empresa requiere de formación, en mayor o menor medida, para los empleados que van a formar parte del cambio. Además, la comunicación en este sentido ha de ser bidireccional y constante, de modo que se pueda mejorar la estrategia sobre la marcha. Por último, se recomienda la creación de manuales para apoyar la integración del nuevo proceso hasta que se asuma por completo.
4. Evaluación de los nuevos procesos
Este tipo de estrategias no son inamovibles; de hecho, uno de los aspectos más importantes de la estandarización reside en el monitoreo y la evaluación, que nos permitirá seguir identificando puntos de mejora e implementarlos en el proceso. Se trata de una optimización dinámica de la productividad de la organización, puesto que siempre puede perfeccionarse.
¿Por qué aplicar la estandarización de procesos?
Como principal beneficio, la estandarización de procesos bien llevada a cabo supone una mayor eficiencia operativa, aunque su relevancia para las organizaciones no reside únicamente aquí. Hablamos de una estrategia que mejora la calidad del producto, el desarrollo de los empleados y los procesos de innovación que sostienen la competitividad del negocio en el mercado. En resumidas cuentas, una necesidad empresarial.
