La digitalización de la economía, así como de la propia sociedad, ha sido imparable en los últimos años y las pymes no pueden estar al margen de esta profunda transformación del modelo productivo. Ya no es una opción, es un imperativo para cualquier pequeña o mediana empresa que quiera garantizar su éxito.
Por otra parte, la pandemia originada por la covid-19 ha demostrado la necesidad que tiene toda empresa de protegerse ante imprevistos al tiempo que aumenta su potencial. Para llevar a cabo esta transformación es aconsejable conocer las claves para que la digitalización de la pyme sea todo un éxito.
Pasos para digitalizar una pyme
El proceso de digitalización no es complicado, pero se debe realizar siguiendo una serie de pasos:
1. Análisis del negocio
Cada empresa tiene un punto de partida diferente. Es clave conocer el estado de madurez digital en que se encuentra el negocio. Lo más probable es que los negocios relacionados con el sector de internet y la tecnología ya estén en un avanzado proceso de digitalización. En cualquier caso, la digitalización es imprescindible debido a que la economía es cada vez más dependiente de la tecnología.
Cabe, por tanto, hacerse algunas preguntas: ¿atendemos al cliente desde todos los canales posibles?, ¿la página web es responsive?, ¿se pueden mejorar los equipos digitales de la sede de la empresa?, ¿qué departamentos de la empresa podemos digitalizar con el objetivo de diferenciarnos de la competencia?
2. Análisis del cliente y sus hábitos
Del mismo modo que hay que conocer a la propia empresa, hay que conocer a los clientes: qué desean, en qué estado de digitalización se encuentran, qué hábitos tienen en relación con la cultura digital.
Un estudio demográfico del cliente puede ser de mucha utilidad. Los más jóvenes, los llamados nativos digitales, sin duda estarán suficientemente preparados para los cambios que la empresa vaya a acometer, ya que han crecido usando la tecnología.
Por el contrario, si la mayoría de los clientes son de avanzada edad, puede ser conveniente realizar una encuesta para conocer sus conocimientos tecnológicos, así como su aceptación de los posibles cambios. Los mayores no siempre cuentan con las habilidades necesarias para adaptarse a esos cambios.
3. Diseñar un plan de digitalización con objetivos claros
Según la Cámara de Comercio de España hay tres grandes objetivos que se pueden definir en un proceso de digitalización:
- Mejorar las ventas. En este caso, es importante enfocarse en la atención al cliente para ofrecer todos los canales de comunicación posibles. Actualmente, las posibilidades son innumerables: página web, chat, redes sociales, WhatsApp, Telegram, etc. Además, hay que desarrollar un plan de marketing online para aumentar la difusión de los servicios y productos que ofrezca la pyme.
- Mejorar la productividad. Una respuesta a los clientes más rápida y una gestión más eficaz desembocarán en una mayor eficiencia y en menores costes.
- Aumentar el ahorro y el control. Las nuevas tecnologías permiten un completo control sobre los gastos originados en una empresa y, por tanto, ayudan a contener los costes. Además, aumentará la seguridad.
4. Seleccionar las herramientas digitales más apropiadas a ese plan
La oferta de herramientas digitales hoy en día es infinita. Podemos dividirlas en tecnologías y aplicaciones diseñadas para empresas:
Tecnologías
- Big data. La recogida y análisis automático de enormes cantidades de datos pueden ayudar a tomar decisiones que, de otro modo, no sería posible evaluar y conllevarían un riesgo que no todas las empresas se pueden permitir. Por otro lado, también ayudan a conocer mejor el día a día de la pyme, de modo que permiten pequeños cambios con el objetivo de mejorar la productividad, las ventas, la gestión de recursos humanos, etc.
- Almacenamiento en la nube. Ofrece diversas ventajas: seguridad, fácil procesamiento y automatización de los datos, flexibilidad en procesos de expansión del negocio o en cambios puntuales, etc.
- Realidad virtual y realidad aumentada. En algunos sectores, como el comercio, el turismo o el ocio, puede ser de gran ayuda a la hora de ofrecer una experiencia casi real a bajo coste.
- Blockchain. Esta tecnología refuerza la seguridad en los procesos de registro, compra y venta, firma de contratos, etc.
Aplicaciones
- Productividad y organización del trabajo: Asana, Trello, Jira, Airtable…
- Almacenamiento en la nube: Drive, Dropbox, Sync, Amazon Drive…
- Videollamadas: Slack, Teams, Skype, Telegram, Drive…
- CRM: Salesforce, Zoho, HubSpot…
- Gestión de contraseñas: LastPass, Bitwarden…
- Gestión administrativa: Quipu, Cloud Gestion…
- RRHH: Factorial, WebHR…
- Gestión de redes sociales: Hootsuite, TweetDeck, Buffer…
- Análitica web: Google Analytics, Matomo, Open Web Analytics…
5. Formar a los empleados para que saquen el máximo provecho de la digitalización
De nada sirve transformar digitalmente la empresa si los empleados no sacan el máximo provecho de dicho cambio. La formación debe ser continua, con el objetivo de que los trabajadores conozcan las últimas tendencias y novedades digitales que aparezcan. Administraciones públicas, instituciones europeas, cámaras de comercio y grandes empresas ofrecen cursos, algunos gratuitos, para capacitar a los trabajadores y adaptar sus conocimientos y habilidades a la transformación digital.
En definitiva, la digitalización de las pymes es imprescindible para cualquier negocio. Es relativamente sencillo llevarla a cabo siempre que se haga mediante un plan adecuado. Actualmente, hay posibilidades para todo tipo de empresas, no importa su tamaño o el sector en el que desarrollen su actividad.
A través de la digitalización de las pymes, no solo se asegura el futuro de la propia empresa, sino que además se consigue una mejora de la economía del sector y del país.
