Durante los últimos años, las nuevas tecnologías han cogido más protagonismo dentro de la gestión de los procesos en las empresas y, gracias a esto, los procesos han conseguido realizarse de una forma más eficiente.
La digitalización de procesos ha aumentado la velocidad de los procesos que se realizaban de forma lenta y manual y, en consecuencia, había mayor nivel de errores. La digitalización ha traído la automatización de tareas consiguiendo mejorar los procesos internos.
¿Qué es la digitalización de procesos?
Actualmente, se requiere que las empresas cuenten con más inmediatez y eficacia en todos sus procesos. Por ello, se aprovechan de la digitalización en cada una de sus etapas, pues les permite cumplir con las expectativas marcadas.
La digitalización de los procesos es un elemento clave que no solo sirve para conseguir eficiencia, sino también para ir por delante en su sector.
Beneficios que aporta la digitalización de procesos a la empresa
Si una empresa realiza la digitalización de procesos se va a encontrar con procesos más efectivos, convirtiéndose en un factor clave a la hora de competir dentro de su sector. Analizamos, en la siguiente tabla, los beneficios que aporta la digitalización de procesos:
| BENEFICIOS | DESCRIPCIÓN |
| Experiencia del cliente | A través de la digitalización de procesos la empresa puede conseguir una mejor experiencia de sus clientes, ya que permite ofrece mayor rapidez, comodidad y efectividad, en la obtención del servicio o el producto. La digitalización se convierte en un factor clave para la fidelización y para conseguir un mayor crecimiento en las ventas de la empresa. |
| Movilidad | La digitalización de procesos permite una mayor fluidez de la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa, ya que utilizan programas capaces de recopilar información al momento, enviar informes y hasta crear órdenes de trabajo al instante. |
| Procesos | Hoy en día, las empresas tienen una gran cantidad de tareas que deben realizarse en muy poco tiempo y que a veces resultan poco productivas, ya que no suponen ningún valor añadido al servicio o producto que ofrece la empresa en el mercado. Estas tareas que no aportan valor son las que se necesitan digitalizar para que sean lo más productivas posibles. |
| Automatización | Los procesos de las empresas se pueden automatizar a través de los ordenadores y los smartphones para acceder a la información de la empresa. La automatización de procesos permite realizar cualquier proceso en cualquier momento o lugar del día, y esto implica una disminución del tiempo que antes se dedicaba a realizarse de forma manual. |
| Información segura | Acceder a la información de manera segura es fundamental para las empresas. Los datos permanecen almacenados en las bases de datos para que sean consultados y analizados por sus empleados. Con la digitalización se consigue una optimización por el aumento de la seguridad y es más difícil perder la información. |
| Menor nivel de errores | La digitalización aporta que las empresas tengan un menor nivel de errores y que si existen estos, se puedan identificar de una manera más rápida para solucionarlos. |
| Mayor nivel de motivación | Contar con procesos digitales que hacen el trabajo diario más sencillo y ágil, lleva a un aumento de la motivación por parte de los trabajadores. |
Cómo se realiza la digitalización de procesos
Para realizar la digitalización de procesos dentro de una empresa, el primer paso es analizar la situación de la empresa. Una vez realizado el proceso de análisis, se tendrá que establecer la estrategia con la se quiere realizar la digitalización.
A la hora de realizar la digitalización de procesos es importante tener en cuenta que debe existir un equipo que entienda no sólo las necesidades de la empresa, sino además los programas o las herramientas que se deben implementar.
Antes de realizar cualquier modificación de los procesos, la empresa no debe olvidar que lo primero es el análisis de la relación de la empresa entre sus departamentos, sus proveedores y con sus clientes para ver cuáles son los puntos claves en los que la digitalización les ayuda.
