Departamento de administración y sus funciones

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Las empresas se componen de diferentes departamentos, cuyo objetivo principal se centra en  ayudar para incrementar, en la medida de lo posible, las ventas de la compañía, tanto de sus productos, como de sus servicios.   del producto que fabrica o del servicio que ofrece.

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Uno de los grandes pilares de toda empresa es el departamento de administración, cuyas responsabilidades y funciones van muy de la mano con el departamento de contabilidad. Sin embargo, tanto estos como todos los demás trabajan de manera conjunta para que la organización pueda obtener los resultados esperados. 

En este artículo vamos a analizar cuáles son los departamentos de una empresa y las funciones que ejerce cada uno, con especial atención en el área financiera y contable. Esto, es indispensable para conocer la estructura organizativa de cualquier negocio y, con ello, comprender mejor su funcionamiento.

¿Cuáles son los departamentos de una empresa?

Los departamentos de las empresas varían según el tipo de actividad, el sector e incluso el tamaño y alcance de la compañía. De esta manera, cada una puede tener una configuración diferente que responda a sus necesidades específicas y permita optimizar la gestión. Aun así, podemos hablar de algunos departamentos elementales.

Dirección

Es la línea de mando de toda organización y se encarga de definir los objetivos generales y la estrategia global. Puede estar formada por varios cargos que actúan de forma conjunta en representación de los demás departamentos, o bien por una junta directiva establecida en los estatutos y renovada de manera periódica.

Administración

Sus funciones están relacionadas con tareas cotidianas referentes a la administración de los recursos empresariales. También es habitual la supervisión de otros departamentos debido a la estrecha interacción que tiene con todas las áreas de la empresa.

Producción

Se centra en la parte operativa de las empresas que se dedican a la elaboración de productos. Desde Producción se dirige todo el proceso, desde que entra la materia prima, hasta que se obtiene el producto final, listo para ser distribuido a través de los distintos canales de venta, y siempre pasando controles de calidad apropiados.

Recursos humanos

Este departamento es el encargado de la gestión del personal que forma parte de la empresa. Hablamos de contratación, formación, resolución de conflictos, establecimiento de normativa interna y todas las actividades relacionadas con la interacción entre los trabajadores y el entorno profesional.

Marketing y relaciones públicas

Define las estrategias y acciones que se implementarán con el fin de mejorar la visibilidad de la empresa, presentar su oferta al público objetivo, alcanzar nuevos segmentos de mercado y mejorar su posicionamiento. Además, la actividad de este departamento se encuentra estrechamente relacionado, e involucrado, con  el plan de comunicación de cara a medios de comunicación, clientes y entorno en general.

Comercial

Se encarga de las relaciones comerciales entre la empresa y sus clientes y proveedores. Es muy habitual que haya un subdepartamento dedicado exclusivamente a las ventas, desde donde se ponen en marcha las directrices definidas en el departamento de marketing para la captación de prospectos. Incluye el servicio de posventa. 

Contabilidad

Es aquí donde se maneja la parte financiera de la empresa. Esto no solo se refiere a balances contables y compromisos fiscales y legales, sino también a cálculos sobre inversiones y rentabilidades, pago de compras, sueldos y salarios, creación y asignación de presupuestos, entre otros.

I + D

Es un departamento que tiene mayor presencia en empresas tecnológicas, en las cuales la investigación y el desarrollo son indispensables para su crecimiento. Sin embargo, puede existir en todos los sectores y suele dedicarse al análisis del entorno empresarial y la detección de nuevas oportunidades.

¿Cuáles son las funciones del departamento de administración de una empresa?

El departamento de administración juega un importante papel en cualquier empresa, pues ejerce una serie de funciones de carácter administrativo que involucran buena parte de los procesos tanto internos como externos. Entre otras, podemos mencionar:

  • Recibir facturas de proveedores y acreedores. 
  • Emitir facturas de ventas a los clientes.
  • Liquidar pagos a proveedores y acreedores.
  • Abonar las nóminas de los trabajadores.
  • Tramitar las posibles incidencias en las liquidaciones efectuadas.
  • Entregar y organizar comprobantes de pago.
  • Hacer asignaciones al resto de departamentos.

De esta manera, se puede decir que la principal función del departamento de administración de una empresa es gestionar los recursos que esta tiene disponibles, tanto humanos como técnicos, financieros y/o tecnológicos. 

La relación del departamento de administración con el resto departamentos de la empresa

El departamento de administración tiene relación con el resto de departamentos de la empresa, como es el caso del de compras, para comprar las materias primas necesarias para la producción, compras de maquinaria, etc., ya que debe dar la autorización y se encarga de recibir la factura y realizar el pago correspondiente.

También, el departamento de administración se debe relacionar  con el comercial a la hora de realizar el cierre de una venta, porque desde el departamento comercial deben enviar al cliente al departamento de administración para que le realicen la factura de la venta correspondiente. Por tanto, nos encontramos dentro de los objetivos de trabajo del departamento de administración, la reclamación de cobros y proceso de pagos. 

Por otra parte, el departamento de administración, conjuntamente con el departamento de contabilidad, es el encargado de la gestión y la liquidación de los impuestos, ya que cualquier empresa está obligada a presentar de forma periódica a las diferentes administraciones. Más allá de realizar el proceso de pago, debe llevar el registro de todos los impuestos y el control de toda la documentación presentada para poder justificar el pago realizado.

Junto con el  departamento de tesorería, el departamento de administración debe realizar el control de las entradas y salidas que se producen en las cuentas bancarias de la empresa. Así puede gestionar los recursos económicos de la empresa, para poder ejecutar las funciones de reclamaciones de pagos y realizar el pago a los proveedores y acreedores.

Los departamentos de una empresa constituyen la base de la organización y actúan de manera conjunta y complementaria para alcanzar los objetivos de la misma. Sin embargo, lejos de intentar establecer un patrón determinado, lo más importante es que logren adaptarse a la naturaleza de cada negocio y sus necesidades. Solo así se puede garantizar la mayor eficiencia posible en el uso de recursos, lo que se traduce en mejores resultados en todas las áreas. 

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