Departamento de administración y sus funciones

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Los departamentos de una empresa desempeñan un papel fundamental en su funcionamiento. Están diseñados para contribuir al crecimiento de la compañía, tanto a través de la comercialización de productos como de la prestación de servicios.

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Dentro de los diferentes departamentos de una empresa, cobra especial importancia el departamento de administración. Sus responsabilidades y funciones están estrechamente vinculadas con el departamento de contabilidad, trabajando en colaboración con otros departamentos para lograr los objetivos deseados por la organización.

¿Cuáles son las funciones del departamento de administración?

El departamento de administración juega un importante papel en cualquier empresa, pues ejerce una serie de funciones de carácter administrativo que involucran buena parte de los procesos tanto internos como externos. Dentro del departamento de administración, algunas funciones son:

    • Recibir facturas de proveedores y acreedores. 
    • Emitir facturas de ventas a los clientes.
    • Liquidar pagos a proveedores y acreedores.
    • Abonar las nóminas de los trabajadores.
    • Tramitar las posibles incidencias en las liquidaciones efectuadas.
    • Entregar y organizar comprobantes de pago.
    • Hacer asignaciones al resto de departamentos.

De esta manera, se puede decir que la principal función del departamento de administración de una empresa es gestionar los recursos que esta tiene disponibles, tanto humanos como técnicos, financieros y/o tecnológicos. 

¿Cómo se relaciona el departamento de administración con el resto departamentos de la empresa?

El departamento de administración desempeña un papel crucial en la colaboración interdepartamental dentro de una empresa. 

En el ámbito de compras, el departamento de administración ejerce un rol esencial al autorizar y gestionar pagos vinculados a la adquisición de materias primas y maquinaria, entre otros elementos cruciales para la producción.

Además, la sinergia con el departamento comercial es evidente en el proceso de cierre de ventas. La cooperación se manifiesta cuando el cliente derivado del departamento comercial se vincula con administración para la facturación correspondiente, generando un vínculo estrecho entre el proceso de venta y el flujo administrativo.

El área de finanzas también se conecta íntimamente con administración y contabilidad. Ambos departamentos trabajan en conjunto para gestionar y liquidar impuestos, una responsabilidad fundamental para toda empresa. Esta labor no se limita a los pagos, sino que abarca la documentación y el control necesario para cumplir con las obligaciones fiscales.

La colaboración con el departamento de tesorería es clave en el control de las transacciones financieras en las cuentas corporativas. Esta asociación permite la supervisión precisa de las entradas y salidas monetarias, garantizando la capacidad de administración para ejecutar pagos a proveedores y acreedores, así como gestionar reclamaciones de pago.

En suma, los departamentos de una empresa constituyen una red interdependiente que opera de manera coordinada para lograr los objetivos organizacionales. Aunque no existe un enfoque único y fijo, la adaptabilidad a las particularidades de cada negocio es esencial para optimizar la asignación de recursos y alcanzar resultados superiores en todas las áreas.

8 departamentos clave en una empresa

Es indispensable para conocer la estructura organizativa de cualquier negocio, conocer cuáles son los departamentos de una empresa para comprender mejor su funcionamiento, y conocer las funciones que ejerce cada uno, con especial atención en el área financiera y contable.

Podemos hablar de algunos departamentos elementales, como son:

    • Dirección
    • Administración
    • Producción
    • Recursos humanos
    • Marketing y relaciones públicas
    • Comercial
    • Contabilidad
    • I + D

A continuación, vamos a verlos en más detalle:

Dirección

Es la línea de mando de toda organización y se encarga de definir los objetivos generales y la estrategia global. Puede estar formada por varios cargos que actúan de forma conjunta en representación de los demás departamentos, o bien por una junta directiva establecida en los estatutos y renovada de manera periódica.

Administración

Sus funciones están relacionadas con tareas cotidianas referentes a la administración de los recursos empresariales. También es habitual la supervisión de otros departamentos debido a la estrecha interacción que tiene con todas las áreas de la empresa. En este post, vamos a entrar en detalle de las funciones del departamento de administración.

Producción

Se centra en la parte operativa de las empresas que se dedican a la elaboración de productos. Desde Producción se dirige todo el proceso, desde que entra la materia prima, hasta que se obtiene el producto final, listo para ser distribuido a través de los distintos canales de venta, y siempre pasando controles de calidad apropiados.

Recursos humanos

Este departamento es el encargado de la gestión del personal que forma parte de la empresa. Hablamos de contratación, formación, resolución de conflictos, establecimiento de normativa interna y todas las actividades relacionadas con la interacción entre los trabajadores y el entorno profesional.

Marketing y relaciones públicas

Define las estrategias y acciones que se implementarán con el fin de mejorar la visibilidad de la empresa, presentar su oferta al público objetivo, alcanzar nuevos segmentos de mercado y mejorar su posicionamiento. Además, la actividad de este departamento se encuentra estrechamente relacionado, e involucrado, con  el plan de comunicación de cara a medios de comunicación, clientes y entorno en general.

Comercial

Se encarga de las relaciones comerciales entre la empresa y sus clientes y proveedores. Es muy habitual que haya un subdepartamento dedicado exclusivamente a las ventas, desde donde se ponen en marcha las directrices definidas en el departamento de marketing para la captación de prospectos. Incluye el servicio de posventa. 

Contabilidad

Es aquí donde se maneja la parte financiera de la empresa. Esto no solo se refiere a balances contables y compromisos fiscales y legales, sino también a cálculos sobre inversiones y rentabilidades, pago de compras, sueldos y salarios, creación y asignación de presupuestos, entre otros.

I + D

Es un departamento que tiene mayor presencia en empresas tecnológicas, en las cuales la investigación y el desarrollo son indispensables para su crecimiento. Sin embargo, puede existir en todos los sectores y suele dedicarse al análisis del entorno empresarial y la detección de nuevas oportunidades.

 

Los departamentos de una empresa varían según el tipo de actividad, el sector e incluso el tamaño y alcance de la compañía. De esta manera, cada una puede tener una configuración diferente que responda a sus necesidades específicas y permita optimizar la gestión.

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