Tener en la empresa un cuadrante de trabajo de turnos bien elaborado es imprescindible sí queremos que el trabajo de nuestros empleados esté correctamente organizado y no existan problemas o dudas sobre los horarios o los turnos que tienen que realizar.
El cuadrante del trabajo resulta, además de una herramienta para que los empleados la utilicen de manera efectiva, una herramienta para organizar el trabajo de los responsables de cada departamento, que con un mero vistazo pueden saber la disposición o la falta de personal en un turno.
¿En qué consiste un cuadrante de trabajo?
El cuadrante de trabajo es una tabla en la que se recogen los diferentes turnos de los trabajadores de la empresa y que incluye los horarios divididos entre los diferentes días laborales.
La tabla se puede realizar por mes, trimestre o hasta por un año completo, para que el empleado pueda conocer en qué horario debe trabajar de forma anticipada, lo que permite una organización productiva.
Si se realiza algún tipo de cambio dentro del cuadrante de trabajo se debe comunicar al trabajador con la suficiente antelación. Además, se pueden introducir más cambios sí hablamos de horas extras o si hay alguna modificación en los días de descanso.
El cuadrante de trabajo sirve para que tanto, los trabajadores como los responsables de departamento tengan claro los diferentes turnos que hay. Sí se da el caso de que una empresa no dispone de cuadrantes de trabajo se dificulta bastante la organización del trabajo y las tareas que deben realizar en cada turno.
¿Cómo se debe realizar un cuadrante de trabajo?
Realizar un cuadrante de trabajo puede resultar bastante complicado si no tenemos la metodología clara que queremos aplicar. En la siguiente tabla se analizan los diferentes pasos que se deben seguir:
| PASOS | DESCRIPCIÓN |
| Definir turnos |
Definir los turnos de la empresa es el primer paso que se debe realizar para crear el cuadrante de trabajo. Por ejemplo, si realizamos dos turnos en la empresa se pueden hacer el turno de la mañana de 9:00 a 17:00 y el turno de la tarde de 16:00 a 00:00. |
| Demanda de mano de obra por turno | La demanda de la mano de obra que necesita cada uno de los turnos que se han definido en el primer paso es esencial para desarrollar cualquier horario para los trabajadores, ya que no siempre la empresa necesita la misma cantidad de empleados durante todo el año, así que antes de realizar los turnos se debe elegir el patrón para cada momento del año en función de la carga de trabajo y las necesidades que tenga la empresa, y a partir de aquí se empieza la asignación de turnos. |
| Patrón grupo de trabajadores | El cuadrante de trabajo se puede realizar por semana, por mes, por trimestre, etc., lo que debe elegir la empresa es un patrón para informar al trabajador de sus horarios y sus turnos. Para poder realizar el patrón es necesario que todos los empleados tengan las mismas características para cumplir las funciones con todos los turnos. |
| Plantilla editable | Para realizar un cuadrante de trabajo, podemos crearla en una tabla en Word o Excel o a través de un software especializado, en el que se tendrán que indicar los días de la semana, las semanas del mes en la parte superior y el nombre de los empleados en la parte izquierda. Los días deben estar divididos por horas, para poder rellenar los recuadros correspondientes. Se puede asignar un color a cada turno, de esta manera se puede ver el patrón que se crea para cada trabajador y cómo evoluciona, asegurándose que cada trabajador tenga los mismos turnos. |
Las fluctuaciones propias de la actividad de la empresa pueden afectar a la planificación del cuadrante de trabajo. Por tanto, es imprescindible contar con una herramienta de gestión de turnos que ayude a cada responsable a disminuir las horas invertidas en la gestión de turnos y evitar errores que generen conflictos con los trabajadores.
