Control interno en la gestión de activos: ¿cómo funciona?

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El control interno desempeña un papel fundamental en la gestión de activos de una organización. Este proceso tiene como objetivo garantizar que los recursos y bienes de una compañía se utilicen de manera eficiente, estén protegidos contra pérdidas y se usen de una forma adecuada.

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En este artículo, explicaremos qué es el control interno, cómo funciona y cuáles son los beneficios que aporta a las organizaciones. 

¿Qué es el control interno en la gestión de activos?

El control interno en la gestión de archivos es un conjunto de prácticas y políticas diseñadas para salvaguardar los recursos y bienes de una empresa. De esta manera, se logra promover la transparencia y la rendición de cuentas en el stock de insumos de una compañía.

¿Cómo funciona el control interno en la gestión de activos de una organización?

Para entender su funcionamiento, es importante considerar sus componentes claves. En primer lugar, se encuentran las políticas y procedimientos que establecen las normas y documentan los procesos relacionados con la adquisición, mantenimiento y disposición de los activos. A través de políticas bien definidas, la empresa puede asegurarse de que todas las acciones relacionadas con el control interno de los recursos se llevan a cabo de manera consistente y en línea con los objetivos y valores de la organización.

En segundo lugar, se ubica la segregación de las funciones. Esto consiste en la distribución adecuada de las responsabilidades dentro de la organización para evitar conflictos de intereses y asegurar una supervisión efectiva. Por ejemplo, una persona que se encargue de la adquisición de activos no debería tener acceso directo a la custodia o a su disposición. Al separar estas tareas, se reduce el riesgo de fraudes y se promueve la honestidad y transparencia en la gestión de los recursos de la empresa. 

La supervisión física también juega un papel importante en este procedimiento al implementar medidas de seguridad para proteger los activos físicos de la organización. Dentro de este control interno se pueden incluir sistemas de vigilancia, cerraduras y cualquier otra medida necesaria para prevenir robos, daños o pérdidas de recursos.

Por último, pero no menos relevante, se posiciona el control interno de registros. Mantener un archivo actualizado y preciso de los activos —incluyendo su adquisición, depreciación, mantenimiento y disposición—, permite tener un manejo adecuado de estos. Esto se logra a través del uso de sistemas de seguimiento y software de gestión de activos que facilitan un mantenimiento preciso.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un control interno efectivo en la gestión de activos?

Entre las ventajas que tiene implementar un control interno que sea eficaz en la gestión de activos de una empresa destacan los siguientes:

  1. Protege los recursos de la organización, evitando así pérdidas financieras o daños que podrían afectar su buen desarrollo y funcionamiento.
  2. Mejora la eficiencia operativa al optimizar el uso de los bienes disponibles.
  3. Favorece el cumplimiento de las normas al asegurar que la empresa cumpla con las regulaciones y leyes relacionadas con la gestión de activos.
  4. Proporciona información confiable y actualizada que facilita la toma de decisiones y respalda la planificación financiera de la organización. 

En resumen, el control interno en la gestión de activos es fundamental para garantizar una administración eficiente y segura de los recursos de una organización. Proporciona lineamientos claros, protege los activos contra riesgos y promueve la transparencia en todas las etapas de la empresa.

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