Cómo contabilizar una factura rectificativa

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Cuando se trata de registrar los movimientos financieros de un negocio es común realizar correcciones posteriores a los asientos. Una forma de hacerlo es a través de facturas rectificativas, elemento muy frecuente en la práctica contable. Sin embargo, muchas veces surgen dudas sobre cómo se debe contabilizar una factura rectificativa o cuál es su tratamiento, pues, aunque es un procedimiento básico, requiere atención en los detalles.

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Las facturas rectificativas están enmarcadas en el artículo 15 del Reglamento de Facturación y el artículo 80 de la Ley 37/1992, donde se regulan las condiciones relacionadas con el  IVA.

¿Qué es una factura rectificativa?

Una factura rectificativa es aquella que se emite para enmendar o sustituir otra factura que deja de ser válida, pero en la que no es posible hacer modificaciones de forma directa. Su numeración no puede ser consecutiva con las facturas ordinarias, sino que tiene que seguir un orden aparte.

Para que tenga validez, una factura rectificativa debe indicar que funciona como tal y contener información de la factura que va a modificar. Esto incluye fecha, base imponible, concepto e importe, además de una breve descripción de los motivos de la rectificación. También tendrá que cumplir con todos los elementos habituales de facturación como nombres del emisor y el receptor, direcciones y retenciones si se aplican.

Con respecto a los plazos, no se podrá emitir pasados cuatro años desde la factura original. Sin embargo, hay excepciones cuando se trata de mora o cuentas incobrables, en cuyo caso el límite se reduce hasta tres meses. El tiempo para cada situación particular se puede consultar en la calculadora de plazos de la Agencia Tributaria.

¿Por qué se debe hacer?

Los motivos para emitir una factura rectificativa pueden ser:

  • Errores u omisiones en los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación.
  • Modificaciones posteriores de las condiciones acordadas.
  • Devoluciones o anulaciones de los productos o servicios adquiridos.
  • Entrada de la empresa destinataria a un concurso de acreedores.
  • Errores en las cantidades o cargas tributarias.

Otra de las razones habituales, pero que merece una mención aparte, es el tema del IVA. Como las declaraciones de este impuesto son trimestrales, muchas veces la empresa hace el pago a Hacienda sin haber cobrado la factura. Si por cualquier razón sobrevenida no se recibe el importe correspondiente, la factura rectificativa servirá para recuperar el IVA que se ha ingresado a Hacienda.

Formas de contabilizar una factura rectificativa

El tratamiento contable de una factura rectificativa dependerá de si la hemos recibido o emitido. Para ilustrarlo supongamos que se produce una devolución:

  • Si somos los receptores corresponde hacer un asiento con la cantidad total en el Debe, indicando la cuenta de proveedores (400). En el Haber se contabiliza el importe neto y el IVA soportado en las cuentas de devolución de compras (608) e IVA (472), respectivamente. 
  • Cuando es nuestra empresa la que emite una factura rectificativa el Debe recibe el asiento del importe neto en la cuenta de devolución de ventas (708) y el IVA en la cuenta de IVA repercutido (477). Por otro lado, el Haber reflejará el importe total en la cuenta de clientes (430).

Según la causa que motive la factura rectificativa se harán los registros en una u otra cuenta. Así, por ejemplo, si se trata de un descuento el asiento se realizará sobre compras por pronto pago (606) o ventas por pronto pago (706), según corresponda. Para identificar la cuenta correspondiente ante cualquier supuesto se debe tener en cuenta el Plan General de Contabilidad.

Contabilizar facturas rectificativas es una tarea indispensable para cualquier empresa, pues dichos recibos funcionan como enmienda para validar cambios cotidianos en los asientos. Por eso es importante conocer su tratamiento y legislación, pues de ello depende llevar en orden los libros, cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones.

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