Cuando se trata de registrar las transacciones financieras de un negocio, es común realizar ajustes posteriores a los asientos. Una manera de hacerlo es a través de las facturas rectificativas, un elemento frecuente en la práctica contable. Sin embargo, muchas veces surgen dudas sobre cómo se debe contabilizar una factura rectificativa o cuál es su tratamiento, pues, aunque es un procedimiento básico, requiere atención en los detalles.
Las facturas rectificativas están enmarcadas en el artículo 15 del Reglamento de Facturación y el artículo 80 de la Ley 37/1992, donde se regulan las condiciones relacionadas con el IVA.
¿Qué es una factura rectificativa?
Una factura rectificativa es aquella que se emite para corregir o sustituir otra factura que deja de ser válida, pero que no puede modificarse directamente. Su numeración no sigue la secuencia de las facturas regulares, sino que tiene su propio orden.
Para que tenga validez, una factura rectificativa debe indicar su naturaleza y contener información de la factura que será corregida. Esto incluye fecha, base imponible, concepto e importe, además de una breve descripción de los motivos de la rectificación. Además, debe cumplir con todos los elementos convencionales de facturación, como los nombres y direcciones del emisor y el receptor, así como las retenciones si aplican.
Con respecto a los plazos, no se podrá emitir pasados cuatro años desde la factura original. Sin embargo, hay excepciones cuando se trata de mora o cuentas incobrables, en cuyo caso el límite se reduce hasta tres meses. El tiempo para cada situación particular se puede consultar en la calculadora de plazos de la Agencia Tributaria.
Razones para la emisión de facturas rectificativas:
Los motivos para emitir una factura rectificativa pueden ser:
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- Errores u omisiones en los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación.
- Modificaciones posteriores de las condiciones acordadas.
- Devoluciones o anulaciones de los productos o servicios adquiridos.
- Entrada de la empresa destinataria a un concurso de acreedores.
- Errores en las cantidades o cargas tributarias.
Un motivo particularmente relevante es el tema del IVA. Dado que las declaraciones de este impuesto son trimestrales, es común que las empresas realicen el pago a Hacienda antes de recibir el importe correspondiente por una factura. Si por cualquier razón sobrevenida no se recibe el importe correspondiente, la factura rectificativa servirá para recuperar el IVA que se ha ingresado a Hacienda.
Formas de contabilizar una factura rectificativa
El tratamiento contable de una factura rectificativa varía según si la empresa la ha recibido o emitido. Para ilustrar esto, consideremos una devolución:
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- Si somos receptores, debemos registrar la cantidad total en el Debe, especificando la cuenta de proveedores (400). En el Haber, se contabilizan el importe neto y el IVA soportado en las cuentas de devolución de compras (608) e IVA (472), respectivamente.
- Si nuestra empresa emite una factura rectificativa, el Debe reflejará el importe neto en la cuenta de devolución de ventas (708) y el IVA en la cuenta de IVA repercutido (477). El Haber registrará el importe total en la cuenta de clientes (430).
Según la causa que motive la factura rectificativa se harán los registros en una u otra cuenta. Así, por ejemplo, si se trata de un descuento, el asiento se realizará sobre compras por pronto pago (606) o ventas por pronto pago (706), según corresponda. Para identificar la cuenta correspondiente ante cualquier supuesto se debe tener en cuenta el Plan General de Contabilidad.
Contabilizar facturas rectificativas es una tarea indispensable para cualquier empresa, pues dichos recibos funcionan como enmienda para validar cambios cotidianos en los asientos. Por eso es importante conocer su tratamiento y legislación, pues de ello depende llevar en orden los libros, cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones.
