5 ventajas de llevar la contabilidad online: PyMEs

Uno de los aspectos clave en la digitalización de las empresas es la gestión de la contabilidad online. Pymes y autónomos cuentan con la obligación de presentar una atención constante sobre sus datos contables, por lo que resulta fundamental hacerlo desde una herramienta en la nube, que resulte sencilla y económica, pero que al mismo tiempo ofrezca diversas funcionalidades.

Según los datos arrojados por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, a través de la Secretaría General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa en “Cifras PYME”:, las pequeñas y medianas empresas alcanzaron un total de 2.879.948 para enero del 2021. Resulta imposible imaginar, o calcular, la cantidad de datos contables que se manejan en todas ellas, pero lo que sí evidencian estos datos es la necesidad de buscar una gestión eficiente.

¿Qué significa gestionar la contabilidad online o “en la nube”?

Es probable que, al iniciar una pequeña (o incluso mediana) empresa, todos los datos sean registrados de forma manual, en archivos de excel, listas o alguna otra manera poco beneficiosa y, a la vez,  no muy segura. Incluso, en algunos casos, se hace en papel.

Llevar la contabilidad online o “en la nube”, significa utilizar herramientas digitales como programas, aplicaciones o plataformas que fueron creadas con el objetivo de lograr un fácil registro de todo lo relativo a la contabilidad de una empresa.

Como veremos, hacerlo presenta muchísimas ventajas:

Ventajas de llevar la contabilidad online para una pyme:

1 - Simplicidad:

Más allá de que no significa que una empresa pueda no tener a un contable entre sus empleados, La simplicidad puede facilitar muchísimo todo el registro, la administración y el intercambio de los datos relativos a transacciones y movimientos de dinero.

Algunas de las herramientas no solo permiten esto, sino que también tienen control de los gastos, del inventario, de los datos bancarios y demás información relevante para una empresa.

2 - Automatización de los procesos:

Acciones como la sumatoria de gastos, el cálculo de porcentajes, descubrir diferencias, o muchas otras son efectuadas de manera automática por estas herramientas de registro contable.

3 - Evitar errores mediante la contabilidad online: pymes más eficientes

Si bien el fallo humano puede existir, ya que puede haber errores al volcar la información, los sistemas o herramientas de contabilidad online suelen generar advertencias para evitar estos errores. Además, todos los cálculos se hacen de forma automática, por lo que se evitan muchos de los datos en los que una persona puede equivocarse y las pérdidas de dinero y de tiempo que eso genera.

4 - Seguridad de los datos:

Por lo general, se suelen crear copias de seguridad que evitan la pérdida de datos. Es una gran ventaja y no solo en este aspecto son seguras las plataformas o herramientas de las que hablamos, sino que también tienen sistemas de control de acceso y otras disposiciones de seguridad para evitar el acceso de personas a determinados datos. 

5 - Información en tiempo real:

En los sistemas de registro de datos manuales, no toda la información es analizada de inmediato. En cambio, llevando la contabilidad online, se puede registrar un dato y que este impacte automáticamente en todas las áreas correspondientes, mostrando los resultados de ello de inmediato y en tiempo real.

Llevar la contabilidad online resulta una manera muy eficaz de optimizar los procesos, no solo contables, sino de todas las áreas de las pequeñas y medianas empresas. Puede ser una inversión, pero otorga a la vez una seguridad y una reducción de riesgos que podrían llevar a gastos mayores en caso de ocurrir.

Programas de contabilidad online: pymes y todo tipo de negocios

Para sacar partido de todos los beneficios mencionados lo más recomendable es contar con un programa específico de contabilidad online. Pymes de todos los sectores ya están recurriendo a ellos, ya que resultan mucho más eficientes que la gestión offline. No obstante, es importante prestar atención a varias cuestiones antes de escoger una opción.

La elección final suele depender del presupuesto que se le pueda destinar al programa, de la simplicidad en su uso y de cómo pueda adaptarse a las necesidades de la pyme en cuestión. Al fin y al cabo, no todas las herramientas ofrecen las mismas utilidades, por lo que siempre es necesario estudiar el mercado para ver cuál resulta más adecuada. A continuación te mostramos algunos ejemplos.

Contamoney

Se trata de un programa de contabilidad online que sigue un modelo freemium, es decir, ofrece una versión gratuita limitada y cuenta con varios planes que van escalando sus precios en función de las prestaciones. Su uso es muy sencillo y también es útil para gestionar la economía personal; de hecho, su versión gratuita está más enfocada a este cometido, ya que resulta demasiado básica para empresas.

SeniorConta

Esta herramienta también ofrece una versión a coste cero y es descargable, aunque únicamente funcionaría en equipos que tengan Windows como sistema operativo. La versión de pago está entre los 200 y los 300 €, pero merece la pena porque es un pago único por el propio programa y las actualizaciones que se desarrollen en un futuro. Es, probablemente, el más sencillo de esta lista, con una apariencia casi arcaica, pero un funcionamiento totalmente eficiente.

Sage Contabilidad

Probablemente te suene, ya que es uno de los programas más recurrentes de contabilidad online entre las pymes. Perfectamente integrado en la nube, ofrece dos planes diferentes, el más económico tiene un precio de 10 €, mientras que la opción avanzada te costaría el doble. Permite la emisión de facturas y la gestión de IRPF e IVA, además de otras muchas funcionalidades. Es una apuesta segura.

Gespymes

Con un precio cercano a los 15 € al mes en su opción más básica, resulta uno de los programas de contabilidad en la nube que mejor experiencia de usuario ofrece, lo que también se traduce en una mayor eficiencia. Es comparable al anterior en variedad de recursos y soluciones, por eso también se encuentra entre los más habituales del mercado.

Holded

En esta ocasión no hablamos únicamente de un programa de contabilidad online, sino de un ERP que incluye éstas funcionalidades entre muchas otras. Si estás pensando en implementar un programa de gestión de empresas en la nube que pueda ofrecerte un servicio global, lo mejor es apostar por una herramienta multifunción como ésta. Además, Holded ofrece 14 días de prueba para que compruebes si te encaja y varios planes y precios.

Visionwin

Ésta es una de las herramientas más completas del mercado en este sentido, aunque lo cierto es que muestra una imagen algo anticuada teniendo en cuenta sus precios. Hablamos de 30 € mensuales o 300 € anuales que lo incluyen todo, también las actualizaciones. Si la estética de la interfaz no es algo que te preocupe, podría resultar una buena opción.

Alegra

Con un precio mínimo de 20 € al mes, Alegra se está posicionando como una de las mejores herramientas del mercado en la gestión de la contabilidad online. Pymes y autónomos recurren a ella con frecuencia por ser sencilla y muy visual, lo que facilita tener una imagen global del estado económico de cualquier negocio.

a3innuva Contabilidad

Este programa para la gestión de la contabilidad online presenta una de las interfaces más atractivas y visuales del mercado. Pero no hablamos de una cuestión meramente estética, ya que aúna un buen número de funcionalidades y ha conseguido hacerlo de forma muy intuitiva. Su precio mínimo de 25 € al mes será una buena inversión para tu negocio.