Cómo numerar las facturas según la normativa vigente

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Realizar la numeración de las facturas de la empresa, no solo ayuda a esta a estar al día con la normativa fiscal vigente, sino que ayuda a la empresa a cumplir con las obligaciones contables.

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Toda empresa o autónomo busca tener la facturación lo más correcta posible, por eso es importante tener perfectamente la numeración de las facturas.

En este artículo vamos a ver la diferencia que existe entre una numeración y la serie de una factura, y en qué casos se debe elegir cada uno. También hablaremos de cómo se debe realizar la numeración de una factura.

Frente a una numeración y una serie,¿cuál es la mejor opción para realizar  las facturas?

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 regula las obligaciones en todo lo correspondiente a las facturas. En este apartado se indica cómo se debe realizar la numeración de las facturas y cómo se deben realizar la tramitación de las series.

En el artículo 6 se fijan casos concretos en los que se explica cómo se debe realizar el proceso de expedir una serie independiente de facturas, que se considera obligatorio. En otros casos puede ser opcional, ya que siempre es más que recomendable revisar la obligatoriedad antes de elegir uno de los dos métodos.

Los casos en los que una factura tiene que seguir el formato de numeración en serie son en las facturas rectificativas, las completas y en el caso de las facturas simplificadas, y de forma ocasional que un autónomo facture en diferentes actividades económicas, cada una de las actividades deben facturarse con una serie diferente. 

Las series se deben tener en cuenta a la hora de realizar la facturación de una empresa o un autónomo, y  se debe considerar a la hora de seguir las indicaciones para cumplir con  la normativa vigente.

¿Cómo debemos realizar la numeración de las facturas?

La norma a la hora de realizar la numeración de las facturas es que deben ser correlativas. Esto significa que no puede haber facturas consecutivas y con fechas que no sean correlativas.  Por ejemplo, si la factura 500 tiene la fecha de mayo y la factura 501 tiene fecha de abril, esto no sigue la norma de correlación interna que debe tener la facturación. 

Detallamos algunos consejos que debe seguir la numeración de las facturas de una empresa o de una autónomo:

CONSEJO DESCRIPCIÓN
Caracteres en la numeración

Se pueden utilizar números y/o letras y diferentes combinaciones que quiera la empresa o el autónomo. Si se ha escogido una forma de realizar la numeración debe tener sentido.

Por ejemplo: F001/2021 (donde F es factura, 001 es la numeración correlativa y 2021 es el año que se ha realizado la factura).

Espacios en blanco en la numeración En la numeración de las facturas se pueden utilizar espacios en blanco, pero nunca más de un espacio en blanco, y no se puede situar al principio de la numeración de la factura, ya que puede dar problemas.
Símbolos en la numeración

Se pueden utilizar 4 símbolos a la hora de separar la numeración de la factura y son los siguientes:

  • Guión medio (-).
  • Guión bajo (_).
  • Barra (/).
  • Punto (.).

 

Sí se siguen todas estas indicaciones no se debe tener problemas a la hora de realizar la numeración de las facturas de nuestra empresa. No existe ningún tipo de obligación de cambiar la numeración de las facturas al inicio de un nuevo año, sino que debemos llevar una sucesión correlativa de la misma serie de facturas.

La mejor opción para las empresas es incluir el año dentro de la combinación de caracteres de la facturación de sus facturas, ya que nos permitirá reflejar y controlar de forma sencilla la sucesión de facturas que se emiten a lo largo del año.  

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