Realizar un presupuesto para un proyecto es imprescindible para la gestión de una empresa, ya que es parte de la planificación, el desarrollo y la utilización de los recursos de la empresa de forma eficiente.
Cuando se analizan los diferentes apartados de un presupuesto para un proyecto, se está revisando los costes que se van a generar a la hora de poner en marcha el mismo, lo cuál ayuda a redistribuir los recursos de la empresa entre los diferentes proyectos, para una mejor ejecución.
En este artículo se va a analizar qué diferentes elementos componen el presupuesto para un proyecto y en qué consiste.
¿Qué es un presupuesto para un proyecto?
El presupuesto es un documento interno de la empresa que indica cuántos recursos monetarios se van a necesitar para realizar las diferentes tareas que forman parte de un proyecto.
Este documento hace un control del coste inicial durante un periodo determinado y tiene en cuenta las diferentes variables que pueden alterar el progreso de un proyecto. Por tanto, las diferentes partidas que componen el proyecto deben ser coherentes, exactas y realistas según lo que se ha planificado.
Los elementos básicos que forman parte de un presupuesto son los siguientes:
| COSTES | DESCRIPCIÓN | TIPO DE COSTE |
| Directos | Son aquellos costes que se pueden asignar de forma directa a un proyecto determinado y forman parte de la planificación, ejecución y mantenimiento. |
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| Indirectos | Son aquellos costes que no se pueden asignar de forma directa a un proyecto determinado. |
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¿Cómo hacer un presupuesto para un proyecto?
Hacer un presupuesto para un proyecto lleva tiempo para analizar las diferentes partidas que lo componen, ya que se deben desglosar cada uno de los elementos que lo conforman de forma detallada para que sea aprobado por dirección.
Los documentos previos, según la guía de PMBOK, que se deben contar para poder hacer un presupuesto son los siguientes:
- Alcance del proyecto: Establece los diferentes requerimientos.
- Plan de gestión del proyecto: Documento donde se establece la planificación de cuándo se van a necesitar los recursos en las diferentes fases del proyecto.
- Plan de gestión de costes: Documento donde se realiza una estimación de los costes que se van a asumir dentro del proyecto.
- Cronograma: Aportar la temporalidad de la ejecución de cada de las tareas que se van a realizar dentro del proceso en el que se encuentra el proyecto.
- Plan de riesgos: Establece los principales contratiempos que pueden surgir en un proyecto y que pueden afectar al mismo.
- Plan de adquisiciones: Incorpora las diferentes negociaciones con los precios en qué se van a comprar los diferentes materiales para desarrollar el proyecto.
Para crear el presupuesto hay que indicar las diferentes columnas que los componen, y son las siguientes:
| COLUMNA | DESCRIPCIÓN |
| Código de proyecto | Se le asigna un código para diferenciar sobre qué proyecto se está realizando el presupuesto. |
| Elemento | Tipo de tarea que se realiza dentro del proyecto. |
| Tipo de recurso | Descripción de la tarea que se está asignado al coste. |
| Tipo de unidad | Medida en la que se cuantifica el coste, ya pueden ser horas, coste por unidad, etc. |
| Unidad | Cantidad que se consume en cada uno de los recursos. |
| Precio por unidad | Valor de cada una de las unidades que se consumen en el proyecto. |
| Coste | Valor total de los recursos que se estiman que se van a consumir dentro del proyecto. |
En conclusión, el presupuesto de un proyecto recoge los datos para que posteriormente se puedan analizar por parte del director de proyectos, además de las posibles desviaciones que pueden existir cuando se compara con la realidad. A partir de esta comparación, se pueden tomar decisiones para poder realizar las correcciones oportunas.
