Operar con el certificado digital en una sociedad limitada

Legislación y normativa Administración general

Hoy en día todas las empresas tienen relación con Hacienda, Seguridad Social, Agencia de protección datos, etc. su relación se está dando de forma telemática, es decir, a través de Internet. Las sociedades limitadas están obligadas a recibir las notificaciones de la Agencia Tributaria de forma telemática y, por tanto, es necesario el certificado digital para las sociedades limitadas.

A causa de la reciente pandemia de la covid-19, las relaciones mediante la vía telemática, es decir, a través de Internet, han tomado más relevancia. Las sociedades limitadas no son una excepción y deben recurrir a estos trámites en línea para solucionar los trámites con la Administración. Por este motivo, y porque están obligadas a recibir las notificaciones de la Agencia Tributaria, necesitan el certificado digital.

Como el mundo digital muchas veces comporta ciertas dificultades, en este artículo te explicamos por qué es importante tener este certificado digital en una sociedad limitada y cómo puedes obtenerlo.

¿Qué es el certificado digital en la sociedad limitada?

El certificado digital para una sociedad limitada es un documento que se emite de forma digital para que confíe un tercero, es decir, para que se de la confianza entre dos partes debe existir una autoridad de certificación que garantice una vinculación entre la identidad de la sociedad limitada y su clave pública.

Por otra parte, tenemos que tener en cuenta el concepto de firma electrónica. La firma electrónica tiene el mismo valor que la firma realizada de forma manuscrita, donde se validan los datos utilizados por la sociedad limitada. De este modo, la firma electrónica permite identificarse y así evitar que terceras personas o entidades puedan alterar la información.

Notificaciones obligatorias

Las sociedades limitadas están obligadas a recibir por vía telemática las comunicaciones y las notificaciones de las administraciones públicas, las cuales están dando acceso, vía telemática, al máximo número de trámites e información.

Para poder realizar los trámites en línea, la sociedad limitada debe utilizar un certificado digital, que puede solicitar en el sistema de Certificación Española (CERES) de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), aunque solo a través de los navegadores de Internet Explorer o Mozilla Firefox.

¿Cómo solicitar el certificado digital? En el siguiente cuadro se van analizar los diferentes pasos que se deben seguir a la hora de obtener un certificado digital para una sociedad limitada:

PASOS	DESCRIPCIÓN PASOS
Certificado de Representante de Administrador Único o Solidario	Este tipo de certificado lo pueden solicitar las sociedades limitadas que solo tengan un administrador o que este último sea solidario, es decir, cuando haya más de un administrador, pero el resto no sean mancomunados (no se necesita aprobación del resto de socios para dirigir la empresa)
Consideraciones	Desde la sede electrónica de la FNMT se encuentran los diferentes pasos a seguir para solicitar el certificado digital para una sociedad limitada.
Solicitud en línea del certificado digital	Se puede solicitar a través: En línea: desde CERES si el socio de la sociedad limitada tiene un certificado emitido por la FNMT. En línea: desde CERES si el socio de la sociedad limitada tiene un certificado de persona jurídica Clase 2. En línea: desde CERES si el socio de la sociedad limitada tiene un DNIe.
Descarga del certificado digital	Para descargarlo se debe tener en cuenta: Una vez realizados todos los pasos indicados, se debe descargar el certificado y, para eso, se debe pagar 24 euros. La validez del certificado digital es de dos años. El certificado digital solo se puede descargar en el mismo ordenador en el que se solicitó.

La renovación del certificado digital para una sociedad limitada se debe realizar antes de que caduque el certificado y se puede hacer 60 días antes.

¿Qué se puede tramitar en la sede electrónica de Hacienda?

Como sociedad limitada, con el certificado digital, se puede acceder a la sede electrónica de Hacienda, donde se pueden realizar diversos trámites. Algunos de ellos son:

Consulta y modificación del domicilio fiscal de la sociedad limitada.
Consulta de las notificaciones, datos fiscales y obligaciones de la sociedad limitada.
Presentación de declaraciones de impuestos, de carácter censal, de carácter informativo, del Documento Único Administrativo (DUA), declaración del Intrastat, etc.
El pago de los impuestos, así como la solicitud de los aplazamientos del pago.
Petición de la devolución y la rectificación de autoliquidaciones y poner recursos de reposición.
Consultar las declaraciones que se han presentado; ver el estado y las notificaciones recibidas.
Consultar las deudas que la sociedad limitada tiene con Hacienda.
Realizar la consulta del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) ( de la sociedad limitada

Conclusión

El certificado digital para cualquier sociedad se ha convertido en algo imprescindible para que la empresa se pueda comunicar con las administraciones públicas y estas puedan responder a cualquier requerimientos. Además, en la situación actual generada por la covid-19, es más que imprescindible que las sociedades limitadas puedan tener el certificado digital.

Las sociedades limitadas deben conocer los beneficios que le pueden aportar el certificado digital y la manera que lo puedan solicitar para poder acceder a las diferentes tramitaciones con las administraciones públicas, y como se ha visto en el artículo, la más importante puede ser Hacienda.