En qué consiste el Back Office Web y las implicaciones empresariales

back office web

El Back Office es una expresión originaria del inglés que quiere decir ‘la parte trasera de la oficina’. Con esta denominación se expresa el conjunto de actividades que ofrecen tareas de soporte a una determinada empresa y que no tienen una relación o contacto directo con el cliente final. 

Por tanto, estas tareas o actividades que se desarrollan dentro del ámbito del Back Office son funciones que dan apoyo a la empresa para que se cumplan los objetivos así como para que se desarrollen ciertos proyectos que la empresa tiene en mente emprender

Durante este artículo vamos a desarrollar la definición del Back Office Web, las funciones que desarrollan dentro de la empresa y la importancia que ha adquirido en el e-Commerce.

¿Qué es el Back Office web?

El Back Office Web es lo que no ve nuestro cliente, pero que necesita para que se desarrolle la actividad comercial dentro de la empresa.

Cuando un cliente realiza un pedido dentro de nuestra tienda online o página web, es aquí donde actúa el Back Office Web, donde quedan registrados los datos, y se inicia la interacción con el cliente final. 

Por tanto, la empresa debe considerar ciertos elementos como claves a la hora de trabajar con la pasarela de pago, contestar las sugerencias de los clientes o las preguntas que se realizan en el proceso de compra, el control de los artículos a la venta, transporte de los artículos, el proceso de devolución, etc.

Además de lo que hemos comentado, el Back Office Web es donde se desarrollan los cambios que observará el cliente es nuestra página web. Por tanto, es preciso modificar el escaparate de productos, las ofertas o promociones, es decir, tener toda la información actualizada.
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¿Cuáles son las funciones de un Back Office Web?

A continuación mostramos algunas de las más importantes funciones que se desarrollan en el Back Office:

FUNCIONES DESCRIPCIÓN
Tareas de administración Serían todas las funciones que están relacionadas con la documentación interna y que es de vital importancia para el desarrollo correcto de la empresa, actualización de datos y seguimiento de la información del cliente.
Tareas de facturación Tareas que engloban todas las funciones de la emisión de la factura correspondiente a la compra realizada por un cliente
Gestión de pedidos Tareas que engloban gestiones cotidianas dentro de la empresa que sirven para realizar un control de los productos o las dificultades que pueden surgir a la hora que no se ha entregado un pedido.
Gestión de pagos Tareas que engloban el seguimiento y control relacionados con los pagos de los clientes y sí se ha sufrido algún impago hacer las gestiones oportunas para su cobro.
Seguimiento campañas marketing online Tareas relacionadas con la redacción, gestión y tramitación de los emails, cómo realizar una selección de los emails que no necesitan ser gestionados de los que sí.
Comunicación con los clientes finales Tareas que engloban una relación de comunicación que se base en tener una comunicación fluida, transparente y sincera con el cliente.

La importancia del Back Office en e-Commerce

Como conclusión de este artículo, podemos decir que existen algunas claves que deben tener presentes a la hora de gestionar en Back Office Web:

  • Ser diferente y ofrecer una buena experiencia al cliente que además aporte valor añadido. La estrategia de la empresa debe ser única respecto a la competencia desde las acciones de marketing, la gestión de los pedidos y la comunicación constante con el cliente.
  • Garantizar que todo el proceso de compra sea seguro y transmitir esta seguridad al cliente.
  • Los clientes serán cada vez más fieles debido a la percepción de diferenciación y seguridad que facilita la e-Commerce, ya que la clave del éxito de cualquier e-Commerce es conocer lo máximo posible al cliente.
  • Gestionar las compras que son recurrentes analizando los diferentes elementos que ya se han mencionado a través de permitir el pago por suscripción, comprar a través de un único registro, mejorar la experiencia de usuario y facilitar la compra por dispositivos móviles, etc.

Por tanto, se puede decir que el Back Office Web es clave a la hora de montar la estrategia de la venta por una tienda online o la página web de una empresa. La forma de trabajar del Back Office Web va a repercutir directamente en la perspectiva de calidad que va a tener el cliente.

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