Qué es y cómo funciona el anticipo a proveedores

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Las empresas, habitualmente, realizan algunos de los pagos de manera anticipada, con el fin de conseguir diferentes suministros para el desarrollo de su  actividad.

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Esta práctica se denomina anticipo a proveedores y tiene un tratamiento particular dentro de la contabilidad de una empresa, ya que estamos adelantando dinero a un proveedor por una mercancía que todavía no nos ha servido.

Hoy vamos a revisar a fondo de qué se trata el anticipo a proveedores, la manera correcta de registrar este tipo de operaciones en los libros contables y el papel de la cuenta 407, que es clave para su asentamiento.

¿En qué consiste el anticipo a proveedores?

El anticipo a proveedores consiste en adelantar el dinero de la factura de un pedido, ya sea para la compra de mercancías o para la realización de un servicio que se solicita a un proveedor. Esto se puede hacer de dos maneras:

  • Parcial, abonando solo una parte del importe del producto o servicio que se desea adquirir, además del IVA correspondiente a dicho abono. El resto de la factura se liquida una vez se haya recibido el objeto de la compra.
  • Completa, desembolsando el total del importe y su respectivo IVA, de forma que no haya ningún egreso en el momento de recibir la mercancía.

Sin importar la modalidad, los anticipos realizados pasan a formar parte de los activos de la empresa, pues constituyen un derecho a su favor. Esto significa que, llegado el momento, dicho anticipo se intercambiará por un producto o servicio del mismo valor, o bien habrá una devolución del dinero.

Existe una tercera opción de anticipo a proveedores, pero en este caso no se trata de pagos hechos antes de recibir un servicio o producto, sino antes del vencimiento de la factura. Es por ello, que se le conoce como anticipo de factura, y puede ser beneficioso para ambas partes negociantes. Por un lado, la empresa recibe un descuento por adelantarse a la fecha de pago acordada, y por el otro, el acreedor obtiene una mayor liquidez. 

Cuentas del anticipo a proveedores

Según el Plan General Contable, se registran los anticipos a proveedores en la cuenta 407. Además, se debe registrar el IVA soportado del anticipo en la cuenta 472, puesto que los anticipos a proveedores también deben llevar IVA. 

Cuando se recibe la mercancía o se realiza el servicio que hemos anticipado el dinero al proveedor, movemos el importe de la cuenta 407 a la cuenta de compras de mercancías, 600, o la de trabajos realizados para otras empresas, 607, cuando se trate de un servicio.

Si el anticipo a proveedores se realiza por inmovilizado, la cuenta en la que se registra es diferente, ya que el Plan General Contable tiene dos cuentas contables diferentes, una para inmovilizado intangible y otra para inmovilizado material.

Si este anticipo es para el inmovilizado intangible la cuenta contable que se utiliza es la 209 (anticipos para inmovilizaciones intangibles), mientras que sí es para el inmovilizado material la cuenta contable que se utiliza es la 239 (anticipos para inmovilizados materiales).

Cuando se hace la entrega de un inmovilizado intangible después de un anticipo, el importe que había en la cuenta 209 pasa a la subcuenta correspondiente del bien intangible en el subgrupo 20 (propiedad industrial, derechos de traspaso, aplicaciones informáticas, etc.).

En cambio, cuando se entrega un inmovilizado material, en caso de que  se haya realizado un anticipo, el importe que había en la cuenta 239 pasa a la subcuenta correspondiente del bien material en el subgrupo 21 (maquinaria, mobiliario, instalaciones, etc.) o en el subgrupo 23 (construcciones en curso, maquinaria en montaje, etc.).

Cuando se realiza el pago de un anticipo a proveedores se está generando un derecho para la empresa, por tanto, el proveedor tiene la obligación de entregar un bien o servicio a la empresa y esto genera un derecho para la empresa que anticipa el dinero.

Es decir, los bienes y derechos de una empresa están situados en el activo de la contabilidad, por tanto, un anticipo a proveedores, al ser un derecho está contabilizado en el activo del balance de la empresa.

¿Cómo se contabiliza el anticipo a proveedores?

Contabilizar el anticipo a proveedores no difiere mucho a la contabilización de una asiento de compra, ya que se tiene que completar la parte del debe y la parte del haber.  Se realizaría de la siguiente forma:

  • Debe: Sumamos el anticipo de proveedores (407) con el IVA soportado (472).
  • Haber: Se hace constar la forma de pago con la que se ha realizado el anticipo. Si se realiza a través de transferencia bancaria se contabiliza en la cuenta 572.

Si miramos todo lo que hemos comentado con un ejemplo, podemos decir que una pequeña empresa tiene que realizar un pedido por la cantidad de 2.000 euros a su proveedor. Este le pide que adelante el total del pedido, por lo que se debe registrar de la siguiente forma:

------------------------------------ XXXXXXX -------------------------------------

2.000 (407) Anticipo a proveedores  a

   420   (472) H.P. IVA soportado a

(572) Bancos c/c 2.420

-------------------------------------- XXXXXXX --------------------------------------

Cuando recibamos la mercancía, cargamos en la cuenta correspondiente del subgrupo 60 para reflejar la compra con abono a la cuenta 407. En nuestro ejemplo sería de la siguiente forma:

------------------------------------- XXXXXXX ---------------------------------------

2.000 (600) Compra de mercancías  a

(407) Anticipo a proveedores 2.000

------------------------------------ XXXXXXX ----------------------------------------

Con este ejemplo se analiza el uso de las cuentas contables en el caso del anticipo de proveedores, esta cuenta al tener un comportamiento de activo se utiliza igual que otras cuentas del activo, como se puede ver en el ejemplo que se ha utilizado con la cuenta de bancos.

¿Cuándo hacer un anticipo a proveedores?

Los anticipos a proveedores se pueden hacer en cualquier momento y con independencia del producto o servicio cuyo pago se adelanta. Sin embargo, la mayoría de las veces se da en alguna de estas circunstancias:

  • Para financiar la fabricación de mercancías muy específicas o desarrolladas en condiciones especiales.
  • Cuando el objeto de la compra tiene una existencia limitada o una alta demanda, y se quiere asegurar su obtención.
  • Para fortalecer los lazos comerciales con el proveedor. 

Ahora bien, a pesar de los potenciales beneficios, un anticipo supone un riesgo para el comprador, pues existe la posibilidad de no recibir aquello por lo que ha pagado. Por eso, es importante hacerlo solo con proveedores de confianza, con quienes se hayan hecho tratos con éxito en el pasado. De ser posible, también es buena idea investigar sobre su salud financiera y las condiciones de desarrollo de sus productos o servicios. Además, es necesario que la comunicación sea clara y se pauten condiciones, fijadas de manera escrita, desde el inicio.

Como hemos visto, el anticipo de proveedores tiene un procedimiento bien estructurado a nivel contractual con los proveedores y a través de la contabilidad de la empresa. Comercialmente tenemos que analizar sí tenemos una mejora de nuestras condiciones contractuales o es meramente para reserva la mercancía, y por parte de la contabilidad tenemos que seguir el procedimiento establecido.

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